Referenties

Onze referenties

 

Overgang taken DLG naar provincie

In het kader van het Natuurakkoord provincies-Rijk is per 1 maart 2015 het grootste deel van de taken van voormalige Dienst Landelijk Gebied (DLG) overgegaan naar de provincies. DLG was een rijksoverheidsorgaan en viel onder  de verantwoordelijkheid van het Ministerie van Economische Zaken (voorheen nl.  Landbouw, Natuurbeheer en Visserij). De dienst was het grondbedrijf van de overheid in het landelijk gebied. Het had als agentschap de taak bij te dragen aan het realiseren van samenhang in de ontwikkeling van het landelijk gebied. De dienst voerde daarbij zelf geen werken uit, maar onderhield daarvoor contacten met enerzijds (potentiële) opdrachtgevers van cultuurtechnische werken, zoals landinrichtings- en ruilverkavelingscommissies, gemeenten, waterschappen, natuur- en recreatieschappen en provincies en gebiedscommissies, en anderzijds de uitvoerders daarvan. DLG trad vooral handelend op bij de uitwerking van het landinrichtingsbeleid in technisch-administratieve voorschriften, bij de beoordeling van subsidieaanvragen en als toezichthouder bij de voortgang van de voorbereiding en uitvoering van wettelijke landinrichtingsprojecten.

In april 2015 heeft een overdracht van digitale - én het papieren archief plaats gevonden vanuit DLG naar de provincies. Onze provincie stuitte al snel op een uitdaging, omdat bleek dat de archiefdozen volledig door elkaar heen waren overgedragen. De oorspronkelijke archiefstructuur was in de geplaatste archiefdozen niet herkenbaar en niet toegankelijk, waardoor de meegeleverde 35 inventarissen weinig waarde hadden. Het gevolg was, dat er bijna niets meer terug te vinden was in het DLG-archief. Om die reden gaf de  provincie DOCFactory de opdracht om het archief in ordelijke en toegankelijke staat terug te brengen. Het DLG-project bestond uit twee fasen: herstel van de plaatsing van archiefdozen volgens de oorspronkelijke archiefstructuur op basis van de meegeleverde inventarissen en ontsluiting van het DLG-archief in het digitale archiveringssysteem van de provincie. Na afronding van de eerste fase bleek dat de meegeleverde inventarissen niet altijd volledig overeenkwamen met wat er fysiek was overgedragen.

Het team van informatiespecialisten dat DOCFactory heeft ingezet op het project heeft zijn werkzaamheden voortvarend, bekwaam, proactief en oplossings- en klantgericht uitgevoerd. Dankzij DOCFactory is binnen de afgesproken deadline het DLG-archief met een totale omvang van  363 strekkende meter fysiek in goede, ordelijke en oorspronkelijke staat gebracht. Wij beschikken over een nette inventaris van het totale DLG-archief en over een overzicht van de hiaten in de oorspronkelijke inventarissen. Tenslotte is het archief conform de afspraken en richtlijnen ingevoerd in het digitale systeem. Wij zijn zeer tevreden over de inzet van DOCFactory.

terug naar boven


Gemeente Amsterdam organisatieonderdeel Metro en Tram (MET)

Vanaf medio 2014 tot en met eind 2016 heeft DOCFactory ondersteuning verleend aan het onderdeel Metro en Tram van de Gemeente Amsterdam. Metro en Tram is verantwoordelijk voor infrastructurele projecten op het terrein van bouw, inrichting en onderhoud ten behoeve van het metro- en tramnetwerk binnen de gemeente. Het meest bekende project is de aanleg van de Noord/Zuid-lijn, maar Metro en Tram houdt zich ook bezig met de renovatie van het Bestaande Net.
 
Vooral voor de Noord/Zuid-lijn was en is een adequaat beheer van informatiestromen en documenten belangrijk. De informatieadviseur van DOCFactory was verantwoordelijk voor documentbeheer, instructie en ondersteuning van (een deel van) de projectmedewerkers bij het registreren van relevante documenten in  het DMS Decos/Join. DOCFactory speelde daarnaast een rol bij het aanmaken, inrichten van digitale dossiers, het waarborgen van de toegankelijkheid, de waardering van de dossiers en het toetsen op volledigheid en betrouwbaarheid ervan.
 
De samenwerking met DOCFactory verliep prettig en professioneel. De informatieadviseur heeft uitstekend werk geleverd in de ordening van informatie in het kader van de bewijsvoering en verantwoording.

Luuc Elzinga

Manager ICT en Documentbeheer Metro en Tram
Gemeente Amsterdam

terug naar boven


Nederlandse Algemene Keuringsdienst (NAK)

De Nederlandse Algemene Keuringsdienst (NAK) heeft aan DOCFactory de opdracht verstrekt om de archieven van de NAK die in aanmerking kwamen voor overbrenging naar het Nationaal Archief te inventariseren, te schonen en materieel te verzorgen conform de Archiefwet 1995.

Als privaatrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan is de NAK verantwoordelijk voor het keuren van zaaizaad en pootgoed van landbouwgewassen. Dit doet de organisatie in opdracht en onder toezicht van de minister van Economische Zaken. De NAK is in 1932 opgericht en bestond aanvankelijk uit een landelijk kantoor en 13 regionale keuringsdiensten. Door de jaren heen zijn de regionale keuringsdiensten gefuseerd tot er nog vier overbleven. Deze vier regionale keuringsdiensten zijn in 1993 opgegaan in de landelijke NAK. De archieven van de regionale keuringsdiensten en een deel van het archief van de landelijke NAK vanaf het jaar van oprichting tot en met 1993 moesten overgebracht worden naar het Nationaal Archief.

Dankzij DOCFactory zijn de archieven van de NAK professioneel, met grote zorg en binnen korte tijd bewerkt en voorzien van een overzichtelijke inventaris. Inmiddels zijn de archieven met een totale omvang van circa 50,5 meter overgebracht naar het Nationaal Archief. DOCFactory is een prettige samenwerkingspartner.

terug naar boven


Midden-Delfland, Afdeling Bouwen, Milieu & Handhaving team Bouw- en Woningtoezicht

Om de toezichtstaak van bouw- en woningtoezicht goed uit te kunnen voeren is het van belang over een actueel bouwdossier te beschikken.

Bij de afdeling Bouw- en Woningtoezicht was sprake van een achterstand in de verwerking van (documentaire) informatie van verleende bouwvergunningen. Dit zorgde ervoor dat men tijdens controlewerkzaamheden niet beschikte over de meest recente informatie of dat er te lang gezocht moest worden naar het juiste document.

Door de omvang van de werkzaamheden was er behoefte aan externe deskundigheid en capaciteit om deze informatieachterstand weg te werken. Daarom heeft het team Bouw- en Woningtoezicht een informatiespecialist van DOCFactory ingezet om de achterstand weg te werken. Het ging hier over de verwerking (ontsluiting en metadatering) van 291 “oude” dossiers met circa 1.400 documenten en 500 nieuwe dossiers met circa 2.900 documenten.

Het resultaat van de inzet van de informatiespecialist van DOCFactory is dat alle documenten zijn opgeslagen in het centrale registratie systeem Corsa, voorzien zijn van de juiste metadata en gekoppeld zijn aan het desbetreffende dossier. De achterstand is weggewerkt en Bouw- en Woningtoezicht kan met betrouwbare en actuele informatie haar taken uitvoeren.

De gehele samenwerking hebben we als constructief en prettig ervaren. Ondanks de tijdsdruk zijn de doelstellingen naar tevredenheid behaald.

Albert Hoeksema & Theo Verkade

Hoofd afdeling Bouwen, Milieu en Handhaving & Coördinator Bouw- en Woningtoezicht
Gemeente Midden Delfland

terug naar boven


Gemeente Stichtse Vecht

De gemeente Stichtse Vecht bestaat sinds 2011 en is een samenvoeging van de voormalige gemeenten Maarssen, Breukelen en Loenen aan de Vecht. Vanaf het voorjaar van 2015 tot het voorjaar van 2016 is het gemeentekantoor in Maarssen verbouwd en zijn de medewerkers die in de locaties Loenen en Breukelen werkten, verhuisd naar Maarsen. Elke medewerker kreeg vanaf dat moment 1 meter kastruimte ter beschikking voor zijn/haar archief – hierdoor is er veel archief aangeboden aan het taakveld DIV om in de formele archieven op te nemen.

Om de toegankelijkheid van de aangeboden stukken zeker te stellen, hebben wij DOCFactory gevraagd een informatiespecialist in te zetten voor een vakinhoudelijke en effectieve ondersteuning bij een voorlopige ontsluiting van het aangeboden materiaal.

In de tijdelijke opslagruimten in Breukelen en Maarssen heeft DOCFactory de binnengekomen stukken gestructureerd, geregistreerd en fysiek op voorsortering weggezet.

Gedurende de verhuisperiode is in de voormalige gemeentehuizen een tweede inventarisatie gedaan met als doel een voorspelling te kunnen doen van de hoeveelheid materiaal die gedurende het tweede deel van het verhuistraject aangeleverd zou worden voor voorlopige voorsortering. Ook kon op die manier een goed prognose worden gemaakt over de verwachte projectduur. Het resultaat van het project is een toegankelijk en omgepakt archiefbestand van circa 132 m¹.

De samenwerking met DOCFactory was prettig en professioneel. De informatiespecialist heeft het project met deskundige voortvarendheid aangepakt waardoor de archieven nu voor de afdeling DIV, de medewerkers en belangstellenden beschikbaar zijn.

 

M. Scheele

Coördinator Facilitaire Zaken
Gemeente Stichtse vecht

terug naar boven


Gemeente Gooise Meren

1 januari 2016 is de gemeente Gooise Meren gevormd door een fusie van de voormalige gemeenten Bussum, Naarden en Muiden. Hierdoor is het archief van de gemeente Muiden overgebracht naar het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen, dat gevestigd is in Naarden Vesting.

De bouwvergunningendossiers van Muiden en Muiderberg over de periode 1922-1995 zijn onderdeel van dit archief. Deze 3252 dossiers zijn tijdens een eerder project gedeeltelijk geïnventariseerd. DOCFactory heeft alle dossiers nagelopen en waar nodig materieel bewerkt. In opdracht van de gemeente Gooise Meren zijn aanvullende metadata als de nummers van de vergunningen en de naam van de architect aan de inventaris toegevoegd. Ook zijn de adressen op de vergunning aan de hand van beschikbare gegevens en databanken gecontroleerd, gecorrigeerd en voorzien van actuele kadastrale aanduidingen. De dossiers zijn opnieuw gestickerd en verantwoord verpakt.

Het werk is binnen de geoffreerde tijd en budget op zeer deskundige wijze, in goed overleg en in prettige samenwerking met de gemeente Gooise Meren en medewerkers van het gemeentearchief door DOCFactory uitgevoerd.

 

Christa Laan

Medewerker DIV
Gemeente Gooise Meren

terug naar boven


Gemeente Waddinxveen

De Zuid-Hollandse gemeente Waddinxveen ligt in de Randstad op de grens van het Groene Hart en is volop in ontwikkeling. Zo is de gemeente onder meer bezig verschillende grote projecten te realiseren, met name op het gebied van woningbouw en ruimtelijk-economische ontwikkeling. Toch weet Waddinxveen tegelijkertijd haar unieke dorpse karakter te behouden.

Ook de ambtelijke organisatie is volop in beweging. Men is overgestapt op digitaal werken. Tevens is de verhuizing van het gemeentehuis naar een andere locatie in voorbereiding. Om het analoog archief niet onnodig te hoeven verhuizen naar het nieuwe pand is besloten om het Secretariearchief en het Bouwarchief tot en met 2010 van de gemeente vervroegd over te brengen naar het Streekarchief Midden-Holland. Daarmee voldoet de gemeente tevens aan de Archiefwet, dat archieven na 20 jaar toegankelijk dienen te zijn voor de burger.

In februari 2015 heeft de gemeente Waddinxveen aan DOCFactory de opdracht verstrekt om bovenstaande te realiseren. DOCFactory heeft het volledige archief met een omvang van 515 meter naar een externe bewerkingslocatie gebracht en vanuit daar de bewerking van het archief op zich genomen. Tijdens de bewerking kon de gemeente dossiers raadplegen middels uitleningen en waren er zodoende geen verstoringen van het dynamische proces.

De inzet van DOCFactory heeft ertoe geleid dat beide archieven inmiddels naar grote tevredenheid geschoond en materieel verzorgd zijn overgebracht naar het streekarchief Midden-Holland en dat ze via de door DOCFactory opgestelde inventarissen toegankelijk voor het publiek zijn.

 

Emmanuele Mores

Senior Medewerker Documentmanagement
Afdeling Bedrijfsvoering, cluster Informatiemanagement
Gemeente Waddinxveen

terug naar boven


Fondsenarchief Stichting Capital Amsterdam

Stichting Capital Amsterdam is een onafhankelijke stichting die als doel heeft om het  maatschappelijk en economische belang van de openbare kapitaalmarkt in Nederland uit te dragen en te bevorderen. Hiermee wil de stichting de rijke beurstraditie van Nederland in het algemeen, en Amsterdam in het bijzonder, tastbaar en levend houden. Daartoe verricht de stichting diverse activiteiten waaronder:

  • Promotionele en publicitaire activiteiten;
  • Onderzoeks- en educatieve activiteiten;
  • Een erfgoedfunctie ten aanzien van het Nederlandse en Amsterdamse Beurserfgoed.

Een belangrijk en uniek archiefbestand binnen de laatstgenoemde context is het zogenaamde Fondsenarchief, dat teruggaat tot aan de tweede helft van de 19e eeuw. Dit archief bevat de gegevens van alle aan de Amsterdamse Effectenbeurs genoteerde fondsen waarvan op enig moment de notering is beëindigd.

In het kader van het lange termijn behoud van dit archiefbestand en het verbeteren van de toegankelijkheid hierop, heeft de Stichting Capital Amsterdam aan DOCFactory opdracht verstrekt om het archiefbestand in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen.

Een team van informatiespecialisten van DOCFactory heeft zich gedurende een periode van acht maanden gewijd aan het realiseren van deze doelstellingen. Dit gebeurde enerzijds door het verwijderen van materiaal dat een langdurig behoud van het archief in de weg stond en het ompakken hiervan in zuurvrije omslag en archiefdozen, anderzijds door het verbeteren en verrijken van de gegevens in het Fondsenarchief.

Het project is in goede samenwerking met de Stichting Capital Amsterdam en de Euronext Amsterdam uitgevoerd en binnen de daarvoor geplande tijd en begroting verwezenlijkt. Over de aanpak, de samenwerking en het eindresultaat zijn wij dan ook tevreden.

 

Cherelt Kroeze
Secretaris Stichting Capital Amsterdam

www.capitalamsterdam.com 
www.beursgeschiedenis.nl

terug naar boven


Stadsarchief Enschede

In de periode augustus tot en met oktober  2015 heeft DOCFactory in opdracht van het Stadsarchief Enschede het archiefblok van de Bouwdienst van de gemeente Enschede over de periode 1987-1997 bewerkt. Dit archief kende een omvang van circa 95 meter. Het doel van het project was om dit blok op te nemen in de collectie van het Stadsarchief.

Gedurende deze periode hebben wij  gemerkt  dat we te maken hadden met mensen van DOCFactory die op een efficiënte en vakkundige manier de bewerking van dit archiefblok hebben opgepakt. In goede onderlinge samenwerking zijn binnen de gestelde tijd en het budget alle werkzaamheden uitgevoerd en is een samenhangende inventaris opgesteld. Alle te bewaren bestanden zijn geselecteerd, materieel verzorgd  en beschreven. Inmiddels maakt het bewerkte bestand onderdeel uit van onze collectie.

Wij kijken dan ook met tevredenheid en waardering terug op de wijze waarop het project uitvoering heeft gekregen.

 

Frank Wesemann

Erfgoedmanager Stadsarchief
Gemeente Enschede

terug naar boven


SPO Utrecht

De Stichting Openbaar Primair Onderwijs (SPO Utrecht) heeft als doel om in elke wijk van Utrecht openbaar basisonderwijs te realiseren. In dit kader is een belangrijke taak het zorg dragen voor een zo optimaal mogelijke huisvesting van de openbare basisscholen. Deze taak leidt tot de nodige documentaire neerslag waarin rechten en plichten zijn vastgelegd. SPO Utrecht heeft aan DOCFactory de opdracht gegeven om het informatiebestand, dat bij het huisvesten van openbare basisscholen wordt gevormd, te onderzoeken op beheersmatige verbetermogelijkheden en deze vervolgens daadwerkelijk toe te passen. Dit voor zowel het digitale als analoge deel van het archief.

Resultaat van het project is dat wij voor de toekomst beschikken over een blauwdruk voor een efficiënt ingericht archiefbeheer alsmede een geschoond en goed toegankelijk informatiebestand  waardoor wij de huisvestingsaangelegenheden makkelijker kunnen oppakken. Wij zijn tevreden met de manier waarop de adviseur van DOCFactory de werkzaamheden heeft opgepakt en uitgevoerd. Met name de proactieve houding, die zich uitte in het op verschillende vlakken meedenken en adviseren, waarderen wij zeer.

 

Rob van der Westen

Beleidsadviseur Huisvesting
SPO Utrecht

terug naar boven


Gemeente Muiden

In 2012 is het blijvend te bewaren archief van de gemeente Muiden uit de periode 1930-1995, na bewerking en beschrijving door DOCFactory, overgedragen aan het Stads- en Streekarchief in Naarden. Hiermee werd een nieuw hoofdstuk uit de rijkgeschakeerde geschiedenis van de vestingstad Muiden toegankelijk voor een breed publiek.

Op 1 januari 2016 wordt de samenvoeging van Muiden met haar buurgemeenten Naarden en Bussum tot de fusiegemeente Gooise Meren een feit. Met het oog op goed archiefbeheer heeft de gemeente besloten om de aanwezige achterstanden in Muiden tijdig weg te werken. Ruim twaalf meter aan archiefachterstanden, deels afkomstig uit het oude secretariearchief en deels uit het archief van Gemeentewerken (Openbare Werken), zijn vervolgens door DOCFactory in onze opdracht bewerkt. De opzet en werkwijze van deze bewerking sluiten aan bij die van het eerdere bewerkingsproject uit 2012. Ruim de helft van de achterstanden is ter vernietiging opzij gezet. De te bewaren stukken zijn beschreven, materieel verzorgd en door middel van rubricering gereed gemaakt om ingepast te worden in de bestaande inventaris “Archieven van het gemeentebestuur van Muiden 1930-1995”.  Naast genoemde werkzaamheden is de serie  bouwvergunningendossiers uit de periode 1990 tot en met 2001 geschoond. Als voorbereiding op de uiteindelijke overdracht zijn de te vernietigen stukken verwijderd uit de bouwdossiers.

De werkzaamheden zijn  binnen de geoffreerde tijd en budget en  in goed overleg en prettige samenwerking met de gemeente Muiden en het Stads- en Streekarchief in Naarden door DOCFactory uitgevoerd.

 

Pieter-Bas Janssen

Informatiemanager
Gemeente Muiden

terug naar boven


Een hoog College van Staat

Na jaren van intensief gebruik van de personeelsdossiers door de afdeling P&O en een project in het kader van digitaal werken, was er geen sprake meer van een eenduidige indeling in het personeelsarchief. Daarom is DOCFactory gevraagd, om in samenspraak met betrokkenen, een herordening van de P-dossiers te maken. Het bewerkingsteam van DOCFactory heeft de dossiers geordend en geschoond volgens de officiële en interne richtlijnen. De hardcopy dossiers zijn vergeleken met hun digitale “tegenhanger” en, waar nodig, aangevuld.

Het resultaat is dat de organisatie weer over ordentelijke en overzichtelijke personeelsdossiers beschikt. Om te garanderen dat documenten ook in de toekomst op de juiste manier gearchiveerd worden, heeft een informatiespecialist van DOCFactory een nieuwe handleiding opgesteld. Ook is instructie gegeven in de voorgestelde wijze van werken.

De samenwerking met het team van DOCFactory is prettig verlopen. De specialisten van DOCFactory waren deskundig, betrokken en kwamen met goede initiatieven voor de voortgang van het project en adviezen voor de toekomst.

terug naar boven


Shell Historical Archive

Shell’s historisch archief en kunst collectie omvat een historisch archief, een grote fotocollectie een collectie boeken en tijdschriften, stamkaarten en objecten en schilderijen. Het historisch archief en kunst collectie beheert, vergaart, bewaart, onderzoekt, presenteert en registreert informatie en objecten over de geschiedenis van Shell. Het historisch archief binnen ons bedrijf levert een expliciete toegevoegde waarde in het versterken van de corporate identity, het corporate image en het leveren van een maatschappelijke waarde door onderzoek en informatieverstrekking. Het historisch archief van Shell is een gesloten archief hetgeen inhoudt dat het niet toegankelijk is voor bezoekers en alleen onder strikte voorwaarden materiaal ingezien kan worden.

Binnen Shell willen we ons historisch archief  in goede, geordende en toegankelijke staat  brengen en houden. In dat kader heeft het Historical Archive DOCFactory gevraagd  een tweetal projecten uit te voeren  met als doel de verbetering van de toegankelijkheid en het realiseren van een duurzaam behoud  van een aantal van onze archieven die frequent worden geraadpleegd.

Het eerste project betrof de bewerking van het zogenaamde Shell tankerarchief, één van de archieven die het meest wordt geraadpleegd om onderzoeksvragen te beantwoorden. De werkzaamheden bestonden uit het controleren en aanvullen van de bestaande plaatsingslijst, het opnieuw verpakken van de kwetsbare archiefdocumenten in zuurvrije omslagen en dozen en het verbeteren van de toegankelijkheid op het archief. Hiermee hebben we het langdurig behoud geborgd en is het archief op efficiëntere wijze te raadplegen.

Het tweede project dat DOCFactory in opdracht van het Historical Archive heeft uitgevoerd, richtte zich op verschillende kleinere archieven. Ook nu werden de kwetsbare documenten zuurvrij verpakt, plaatsingslijsten gecontroleerd en aangevuld en de toegankelijkheid verbeterd.

DOCFactory heeft de werkzaamheden naar volledige tevredenheid uitgevoerd. Dankzij de inzet van betrokken medewerkers kunnen wij weer de nodige jaren vooruit en kunnen wij onze klanten nog beter van dienst zijn.


Drs Rosalie van Egmond

Administrator Historical Archive
Shell International

terug naar boven


Financiële instelling in Nederland

Een instelling in het bankwezen is trots op zijn historie en geeft daaraan dan ook veel aandacht. Bij het bedrijfshistorische archief wordt een bijzondere en rijke collectie beheerd, onder meer afkomstig van verschillende rechtsvoorgangers.

DOCFactory heeft, met de ondersteuning van een informatiespecialist, een bijdrage geleverd aan het verder toegankelijk maken van deze rijke historie. Bij de aanvang van het project is samen met deze informatiespecialist geïnventariseerd welke deelcollectie aangepakt kon worden. Hieruit bleek dat een omvangrijk deel van de collectie met betrekking tot het hypotheekwezen niet goed toegankelijk was. Deze verzameling was namelijk in de loop der tijd ontstaan door samenvoeging van verschillende archieven, afkomstig van diverse rechtsvoorgangers, en persoonlijke archieven van (oud)medewerkers.

Op voortvarende en vakbekwame wijze is de medewerker van DOCFactory aan de slag gegaan. Het eindresultaat is een archief dat  in goede, geordende, en toegankelijke staat is gebracht. Hierdoor is aanvullend een stuk van de historie, maar ook van de economische geschiedenis van Nederland, ontsloten.

terug naar boven


Gemeente Amsterdam, Projectmanagementbureau Cluster Ruimte en Economie

Binnen het projectmanagementbureau (PMB) van het cluster Ruimte en Economie wordt gewerkt met projectsites binnen SharePoint. Om de archivering op de korte  en lange termijn te borgen (de duurzame toegankelijkheid), hebben wij een informatiespecialist van DOCFactory ingeschakeld om de archivering in SharePoint te implementeren. Projecten zijn benaderd voor voorlichting en instructie voor de gebruikers.

Wij zijn te spreken over de wijze waarop DOCFactory aan de werkzaamheden invulling heeft gegeven en de samenwerking met gebruikers heeft gezocht. Mede dankzij deze inspanningen is binnen het PMB het beheer, de raadpleegbaarheid en de duurzame opslag van archiefwaardige documenten geregeld.

 

Gert Zwagerman

Teamleider Informatie en Documentbeheer
Gemeente Amsterdam
Cluster Ruimte en Economie

terug naar boven


Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen van de Universiteit Leiden

Omdat de faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen van de Universiteit Leiden in 2015 naar nieuwbouw gaat verhuizen, is bij ons de behoefte ontstaan om het papieren archief op orde te brengen en gereed te maken voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats. Het archief van de faculteit was gevormd door de medewerkers binnen verschillende subfaculteiten en was te kenschetsen als een werkarchief.

Voor het op orde brengen en bewerken van het  archief hebben wij DOCFactory ingeschakeld. Het bewerkingsteam van DOCFactory heeft het archief, conform de richtlijnen, geordend en geselecteerd.  Het resultaat was een overzichtelijk en toegankelijk archief dat geheel naar wens van onze faculteit is bewerkt.

In eerste instantie is het  archief ondergebracht bij de archiefdienst van de universiteit. In een later stadium zal het naar het Nationaal Archief worden overgebracht. Met de bewerking van het archief hebben we uitvoering gegeven aan de bepalingen van de Archiefwet 1995.

DOCFactory is voortvarend tewerk gegaan en heeft, voorafgaand en tijdens, het project blijk gegeven van haar deskundigheid. De samenwerking verliep zeer prettig en we kunnen de samenwerking en het project als geslaagd beschouwen.

 

Jaap Willems

Hoofd Civiele Dienst
Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen
Universiteit Leiden

terug naar boven


Nutsbedrijf in het zuiden van Nederland

DOCFactory heeft met een senioradviseur een groot nutsbedrijf in het zuiden van Nederland ondersteund bij de realisatie van een project dat als doel had het terugbrengen van het aantal applicaties die documentmanagement voorzieningen bieden.

In het betreffende nutsbedrijf staan excellente dienstverlening, corporate governance en transparantie naar aandeelhouders en samenleving namelijk hoog in het vaandel, met als logisch gevolg een effectief en efficiënt georganiseerde informatiehuishouding, zowel intern als extern. In dit verband besteedt men veel aandacht aan een gedegen documenthuishouding.

De senioradviseur van DOCFactory heeft het nutsbedrijf ondersteund door:

  • het toetsen van het DM proces, de DM architectuur en metadatastructuur in de ontwerpfase;
  • het uitvoeren van werkpakketten zoals het opstellen van een standaard documenttypenlijst;
  • het mede sturing geven aan het project en ondersteunen van IM (ICT) en de interne projectleider.

dat groeiscenario wordt  Corsa vooralsnog gebruikt voor postregistratie, generiek archiefbeheer en de bulkprocessen. Daarnaast wordt SharePoint2013 ingezet als portaal naar de verschillende informatiecollecties, waaronder Corsa, om langzaam ook ongestructureerde, informatie te gaan opslaan en ontsluiten. SP2013 zal eerst worden ingezet voor projecten, beleidsvorming en als share vervanger. Uiteindelijk zal ook de archieffunctie in SharePoint verder worden ingevuld en zal SP2013 als platform voor organisatiebreed document- en archiefmanagement, en het samenwerken aan en delen van documenten (collaboration) fungeren.

Het nutsbedrijf is van mening dat de adviseur van DOCFactory naar tevredenheid heeft geholpen om beschikbare documenten en ideeën te toetsen, aanvullende input te leveren  en zowel met DIV als IM (ICT) te sparren over de succesvolle inzet en positionering van onze documentmanagementsystemen.

terug naar boven


Centrum Jeugd en Gezin gemeente Den Haag

Op 1 januari 2015 werd de nieuwe Jeugdwet van kracht waarin onder meer de jeugdzorg werd gedecentraliseerd en daarmee onder de verantwoordelijkheid van de gemeenten is komen te vallen.

In de gemeente Den Haag is de jeugdhulp zoveel als mogelijk gebundeld bij de CJG's (Centrum Jeugd en Gezin), die onderdeel zijn van de GGD Haaglanden. In het kader hiervan was het belangrijk dat relevante digitale informatie van lopende zaken uit het systeem van het voormalige Bureau Jeugdzorg Haaglanden werd overgezet naar het systeem van de Gemeente Den Haag, zodat jeugdcoaches over de juiste informatie kunnen beschikken.

Gezien de dagelijkse werkzaamheden ook doorgang moesten vinden hebben wij DOCFactory gevraagd deze werkzaamheden uit te voeren. Een team van 3 dataspecialisten heeft deze werkzaamheden professioneel, voortvarend en naar tevredenheid uitgevoerd.  Er werd door het team pro-actief en oplossingsgericht meegedacht.

Mede dankzij deze inzet hebben we kunnen zorgen dat deze conversie binnen een zeer korte termijn is gerealiseerd.

 

Paul Zoutendijk

Kwartiermaker CJZ

terug naar boven


Hoofdbedrijfschap Ambachten

Het Hoofdbedrijfschap Ambachten (HBA) heeft gedurende de periode 1956-2014 bestaan als een publiekrechtelijke bedrijfsorganisatie. Binnen het HBA werkten de werkgevers- en werknemersorganisaties van verschillende branches samen met als doel het stimuleren van het vakmanschap en het ondernemerschap van de aangesloten branches.

Het kabinet Rutte 2 besloot alle bedrijfslichamen, dus ook het HBA, op te heffen bij wet per 1 januari 2015. Het HBA hield hiermee op te bestaan. Het Centrum voor Ambachtseconomie borgt thans de generieke informatie en tools en kennis over het ambacht.

Als onderdeel van de opheffing van het HBA diende ons archief overgebracht te worden naar het Nationaal Archief. Voordat we ons archief konden overbrengen moest het nog bewerkt worden. De werkzaamheden bestonden uit het inventariseren en het beschrijven van de dossiers in een inventaris en het materieel  verzorgen van de archiefstukken. Voor deze werkzaamheden hebben we DOCFactory ingeschakeld. Door middel van een door hen opgestelde archiefbewerkingsplan werd duidelijk hoe DOCFactory de bewerking van het archief zou gaan aanpakken en wat de uiteindelijke resultaten zouden zijn. Het archief is hierna volgens de normen van het Nationaal Archief en de expertise van DOCFactory bewerkt.

Het resultaat is de Inventaris van het archief van het Hoofdbedrijfschap Ambachten (HBA) en gedeponeerde archieven, die via het Nationaal Archief is in te zien. Naar volle tevredenheid hebben wij ons archief kunnen overbrengen naar het Nationaal Archief. Tevens zij wij zeer te spreken over de prettige samenwerking met DOCFactory en de tijdige oplevering van het project .

 

Peter Grimmon

Staffunctionaris Juridische Zaken
Hoofdbedrijfschap Ambachten

Klik hier voor een volledig overzicht van archiefinventarissen die DOCFactory heeft gemaakt voor het Nationaal Archief.

terug naar boven


Nederlandse Emissieautoriteit

De Nederlandse Emissieautoriteit (NEa) ondersteunt de uitvoering van emissiehandel en de inzet van hernieuwbare energie, veelal biobrandstoffen, in het vervoer en transport en toetst als onafhankelijk toezichthouder de naleving van de regels op deze terreinen.

De NEa is in 2005 opgericht en inmiddels uitgegroeid tot een professionele organisatie met ruim 50 medewerkers. Met de groei van de NEa in taken, omvang en medewerkers, deed de behoefte aan een effectieve en efficiënte informatiehuishouding, gebaseerd op digitaal werken en digitale raadpleging van het archief zich steeds meer gelden. Aan DOCFactory hebben wij gevraagd invulling te geven aan de eerste fase van de digitalisering van het archief. Binnen deze fase is door een adviseur van DOCFactory een aantal instrumenten opgesteld als basis voor een verdere digitalisering van het archief. Te noemen zijn een organisatorische inbedding, een structuurplan en een ontwerp-selectielijst. Voorts is een schets gemaakt van welke stappen er nodig zijn voor de verdere invulling van het digitaal archiveren.

Dankzij deze fase en de inzet van DOCFactory hebben wij een scherper beeld gekregen van de aard en omvang van de te nemen stappen naar het digitaal archief. Wij kijken met tevredenheid terug op de samenwerking met DOCFactory en zijn geholpen met de inzichten die dit project ons heeft opgeleverd.

 

Kees Hoppener

Manager Strategie & Ontwikkeling
Nederlandse Emissieautoriteit

terug naar boven


Gemeente Maassluis

Gemeente Maassluis heeft in 2012 besloten de informatievoorziening van het team personeel en organisatie (P&O) te digitaliseren.

DOCFactory heeft het project van de digitalisering in alle opzichten ondersteund. In samenwerking met DOCFactory is een nieuwe en werkbare indeling van het personeelsdossier gemaakt. Tevens heeft DOCFactory de gemeente ondersteund bij de keuze in welk systeem de informatie het beste kon worden opgeslagen. Gekozen is voor het gebruik van Afas Profit, het e-HRM-systeem van de gemeente.

In een samenwerkingsverband van DOCFactory en Mailprofs zijn eerst de dossiers van oud-medewerkers geschoond en volgens de nieuwe structuur herordend. Waar  nodig zijn dossiers op vernietiging afgesteld. Daarna zijn de dossiers van de huidige medewerkers herordend en gescand. Met behulp van de registratie die daarbij is aangelegd konden de gescande documenten goed in Afas Profit worden ingelezen. Als extra service werd daarbij ook de lopende documentenstroom verwerkt.

In het project hebben de projectleider en de inhoudelijk adviseur van DOCFactory een leidende rol gehad om het traject zo soepel mogelijk te laten verlopen en om oplossingen te vinden bij technische problemen. Vanuit DOCFactory werd tevens de projectmedewerker van Mailprofs aangestuurd door middel van instructie en begeleiding. Deze inzet heeft tot een snelle en zorgvuldige verwerking van de dossiers geleid.

Het resultaat was dat in november 2013 het medewerkersportal in gebruik kon worden genomen. Medewerkers van de gemeente Maassluis hebben nu directe toegang tot de documenten in hun personeelsdossier en de documenten zijn direct gekoppeld aan de overige functionaliteiten van het e-HRM-systeem Afas Profit.

 

K.Th. Bijzet

Projectleider digitalisering personeelsdossiers gemeente Maassluis

terug naar boven


Dienst OCW van de gemeente Den Haag

De gemeente Den Haag werkt op dit moment hard aan een vernieuwing van het informatiemanagement. De dienst OCW speelt in deze vernieuwing een prominente rol en oriënteert zich op en adapteert voortdurend (nieuwe) technieken en mogelijkheden.

Dat, en het feit dat er binnen de gemeentelijke organisatie werd overgegaan op het huisvestingsconcept ‘desksharing’, heeft ertoe geleid dat we de afgelopen periode ondersteuning hebben gevraagd van DOCFactory bij een aantal zeer diverse projecten.

De projecten waarbij DOCFactory ons heeft ondersteund speelden zich af op diverse niveaus:

  • beleidsontwikkeling (strategisch niveau) met behulp van sparsessies en masterclasses op het gebied van informatiemanagement voor zowel ICT als Informatiebeheer;
  • het ontwikkelen van instrumenten (tactisch niveau), samen met onze ICT en Informatiebeheer, zoals een audittool op documentmanagent in bedrijfsapplicaties;
  • hands-on activiteiten (operationeel niveau) bij het begeleiden van de medewerkers bij het noodzakelijkerwijs reduceren  van hun werkarchieven als gevolg van de overgang naar het huisvestingsconcept “desksharen” en het op orde brengen van onze papieren erfenis alsmede het opleveren van een inventarisatie van de analoge en digitale archieven van de dienst.

Gedurende deze trajecten hebben we diverse adviseurs en informatiespecialisten van DOCFactory over de vloer gehad. Op alle niveaus zijn we tevreden over het genomen initiatief en de bijdrage die is geleverd. De medewerkers waren wat kennis en vaardigheden betreft uitstekend toegesneden op de ondersteuning die wij wensten. Ze gaven blijk van vakkennis, maar ook van betrokkenheid, pro activiteit en gevoel voor de organisatie waarbinnen zij opereerden.

Door de adviezen, spar-sessies en masterclasses hebben wij en onze medewerkers nu een helder beeld waar we in de toekomst met ons informatiebeheerbeleid en onze informatiehuishouding naar toe kunnen en willen.

We kijken met tevredenheid terug op een intensieve samenwerking, waarin een aantal belangrijke stappen voor de toekomst van de informatievoorziening voor de dienst zijn gezet.

 

Peter Visser

Afdelingsmanager InformatieBeheer en Advies (IBA)
Gemeente Den Haag / Dienst OCW/P&O-AZ

terug naar boven


RDW

De RDW heeft als ZBO de taak om een register bij te houden van alle voertuigen en vaartuigen in Nederland. Daarnaast is RDW verantwoordelijk voor het bewaken van alle eisen ten aanzien van milieu en veiligheid voor alle voertuigen en ziet toe op de naleving van zowel de Nederlandse als de Europese regelgeving, door bijvoorbeeld APK- en typekeuringen uit te voeren. De RDW is hierdoor een organisatie waarin actuele informatie intensief wordt gebruikt. De registers zijn online beschikbaar.

De afdeling DIV beheert het officiële archief in Filenet en heeft voor postlogistieke stromen tevens het Noorse 360° aanschaft. In toenemende mate krijgt de traditionele IV-functie steeds minder grip op informatiestromen, omdat deze buiten DIV om via bijvoorbeeld e-mail plaatsvindt. Er treedt digitale versnippering van documenten en informatieobjecten en hybride dossiervorming op. Dit is niet wenselijk.

Wij hebben DOCFactory gevraagd om ten eerste een Beleidsvisie DIV voor ons op te stellen, die de RDW op professionele wijze inzicht biedt in:

  • De huidige situatie. Hoe is de informatiehuishouding voor ongestructureerde informatie op dit moment ingericht en wat is het niveau van de kwaliteit van werkwijzen en systemen. Tevens werd geïnventariseerd over welke voorwaarden de RDW al de beschikking heeft (de zogenaamde “Ist-situatie”).
  • De visie van de RDW op de ontwikkeling van de informatievoorziening. Hoe ziet de gewenste situatie er in 2016 uit (de zogenaamde “Soll-situatie”)?

Om de visie meer te concretiseren en de organisatie ook handvatten te bieden activiteiten op te pakken om tot die gewenste eindsituatie te komen is een Roadmap opgesteld. Pragmatisch, SMART en voorzien van een tijdsplanning.

Ten tweede hebben we DOCFactory gevraagd om de concept archiefregeling te toetsen aan de relevante Wet- en Regelgeving, de eisen, die de Erfgoedinspectie stelt aan archiefbeheersregelingen, NEN-ISO 15489-1, Hoofdstuk 1 van RODIN en de intern vastgestelde richtlijnen en beleid.

DOCFactory heeft ons op een prettige, pragmatische en professionele manier hierin geholpen. Met de beleidsvisie en de roadmap kunnen wij de volgende jaren het archief- en informatiebeleid verder verbeteren en professionaliseren.

De concept-archiefbeheersregeling is getoetst, waar nodig aangepast en aangeboden aan het MT.

Hiermee heeft DOCFactory binnen tijd en budget waargemaakt wat in de offertes is beloofd.

 

Bert Koning

Unit manager DIV

terug naar boven


Wijnhuisfonds

Het Wijnhuisfonds werd in 1927 in Zutphen opgericht en is daarmee één van de oudste restaurerende instellingen van ons land. In 2013 heeft het Wijnhuisfonds een verzoek gedaan aan het Prins Bernhard Cultuurfonds voor een subsidie om het archief digitaal ter beschikking te kunnen stellen aan het publiek.

Nadat dit verzoek om een bijdrage werd gehonoreerd  is door het Wijnhuisfonds aan DOCFactory opdracht verleend om in samenspraak met het fonds én met het Regionaal Archief Zutphen de archiefbescheiden over de periode 1927-1999 aanvullend te beschrijven en geschikt te maken voor digitale publicatie.

Door DOCFactory is een logische ordening en unieke beschrijving en nummering van de archiefstukken aangebracht zodat  de terugvindbaarheid gegarandeerd is en onderzoek in de stukken aanzienlijk is vergemakkelijkt. Uiteindelijk is door DOCFactory in mei 2014 een Inventaris van het archief van de Stichting Wijnhuisfonds 1927-1999 opgeleverd. Hierdoor komt binnenkort de informatie van de dit voor Zutphen zo bijzondere archief van het Wijnhuisfonds via  de website van het Regionaal Archief Zutphen voor alle belangstellenden beschikbaar. 

DOCFactory heeft het Wijnhuisfonds met haar expertise ondersteund bij de subsidieaanvraag en vervolgens, samen met het Regionaal Archief Zutphen, binnen korte tijd en binnen de beschikbare middelen een  prima inventaris opgeleverd.

 

Silvia Heyl
Directeur Stichting BOG, uitvoerend orgaan voor Stichting Wijnhuisfonds

Etienne van den Hombergh
Regionaal Archief Zutphen

terug naar boven


Gemeente Uithoorn

Gemeente Uithoorn is een gemeente van 28.407 inwoners aan de zuidgrens van de provincie Noord-Holland en sinds 2013 overgegaan op volledig digitaal archiveren.

Door tijdelijke uitval van één van onze medewerkers DIV waren er  achterstanden bij de post- en archiveringswerkzaamheden ontstaan. We hebben DOCFactory benaderd voor de inzet van deskundige ondersteuning bij het wegwerken van de achterstanden. DOCFactory heeft twee medewerkers ingezet voor het uitvoeren van de  werkzaamheden.

De werkzaamheden bestonden uit  het selecteren van bestanden, het aanmaken van (digtale) zaakdossiers en het invoegen van stukken in het (digitale) archief.

We zijn zeer te spreken over de inzet van de medewerkers van DOCFactory en de manier van werken: initiatiefrijk, pro-actief en deskundig hebben ze ons geholpen om onze achterstanden weer in te lopen.

 

mevrouw drs R. Goedendorp

Adviseur/Teamleider Informatiebeheer
Gemeente Uithoorn

terug naar boven


Referentie gemeente Velsen

De gemeente Velsen heeft besloten om de voor permanente bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden over de periode (1911) 1976-1992 (2000) over te brengen naar het Noord-Hollands Archief.

Er is gekozen voor het archiefblok tot 1992, omdat de gemeente vanaf 1993 over ging op een sectorenmodel.

Het bestand sluit aan bij de historische archieven van de gemeente Velsen tot 1975, die al bij het Noord-Hollands Archief zijn ondergebracht. Voor de onderzoeker wordt zo een nieuw tijdvak raadpleegbaar, een tijdvak waarin bijvoorbeeld de treinverbinding met Haarlem en Amsterdam is opgeheven, een strandplan is geformuleerd en de woonkern Velserbroek vorm krijgt.

Om dit te realiseren is het bestand van 413 strekkende meters overgebracht naar het Noord-Hollands Archief te Haarlem, alwaar het op basis van een van tevoren opgesteld archiefbewerkingsplan is bewerkt, geselecteerd en beschreven door medewerkers van DOCFactory.

We kijken met genoegen terug op een periode van goede en nauwe samenwerking tussen DOCFactory en de Gemeente Velsen, waarbij medewerkers van de Gemeente Velsen de materiële verzorging op zich namen.

De constructieve samenwerking tussen ons, DOCFactory en het Noord-Hollands Archief heeft geleid tot een succesvolle en tijdige overdracht (ruim vóór de deadline) van een 7-tal archieven met beschrijvende inventaris.

Het feestelijke hoogtepunt was de officiële overhandiging van de inventaris van het archief van het gemeentebestuur Velsen 1976-1992 aan het Noord-Hollands Archief op 3 maart 2014.

Gedurende het traject hebben de medewerkers van DOCFactory blijk gegeven van deskundigheid, gedrevenheid en betrokkenheid. Wij zijn dan ook zeer tevreden met de samenwerking en het resultaat: weer een stuk Velsense historie toegankelijk gemaakt voor publiek en onderzoekers.

 

Jaap van der Werff

Medewerker Documentaire Informatievoorziening
Gemeente Velsen

DOCFactory heeft onder meer van de volgende archieven beschrijvende inventarissen gemaakt: Grondbedrijf te Velsen, Brandweer te Velsen en Gemeentebestuur van Velsen (1976-1992).

terug naar boven


Referentie gemeente Lansingerland

De gemeente Lansingerland heeft, in haar visie op dienstverlening, een duidelijk beeld geschetst van hoe de dienstverlening van de gemeente er in 2020 uit moet zien. Kernwoorden hierin zijn professioneel, modern, digitaal  en klantgericht . In dat kader wordt, via het programma Dienstverlening, gewerkt aan het verbeteren van de interne werkprocessen, het uitbreiden van het digitale producten en diensten pakket en de implementatie van een nieuw zaaksysteem. Uitgangspunt is dat een goede duidelijke interne dienstverlening bijdraagt aan een excellente dienstverlening naar burger en bedrijf. Dit wil de gemeente onder andere bereiken door het stimuleren van de interne betrokkenheid, ketensamenwerking en het afstemmen van de onderlinge serviceniveaus.

Het opstellen van SLA’s is een middel in het optimaliseren van de professionaliteit en ketensamenwerking. Wij hebben aan DOCFactory de opdracht verstrekt om een set werkbare en meetbare afspraken te formuleren in de vorm van dienstverleningsovereenkomsten. Een duidelijke afbakening en verdeling van verantwoordelijkheden tussen de afdeling publiekszaken en de andere afdelingen was daarbij het uitgangspunt.

De adviseur van DOCFactory heeft een uitgebreide inventarisatie gemaakt van het aanbod en de wensen. Vervolgens zijn deze in overeenstemming met elkaar gebracht door het beleggen van meerdere sessies met de betrokken mandaathouders. Daarbij is er een evenwichtige benadering gezocht om de gedeelde en afzonderlijke belangen met elkaar op één lijn te brengen. Uiteindelijk heeft dit geleid tot een succesvolle set aan afspraken waarin iedereen zich kon vinden. De adviseur van DOCFactory was betrokken, kundig en heeft een groot deel aandeel gehad en het succes van dit project.

De open wijze van communiceren en werken bleek erg effectief. Door de gestructureerde aanpak gingen de afdelingen goed voorbereid het traject in, wat gunstig uitpakte voor het leerproces. De gemeente Lansingerland is tot nieuwe inzichten gekomen die verder reiken dan de formele dienstverleningsovereenkomsten. Het was een vruchtbaar traject waar we de komende jaren  als gemeente zelfstandig op kunnen voortbouwen. DOCFactory heeft een mooie bijdrage geleverd aan het omzetten van onze ambitie in realiteit. Door dit traject is de gemeente weer een stap dichterbij het verwezenlijken van onze ambitie.

 

Marjolein Noteboom- Hendriks

Programmamanager Dienstverlening
Gemeente Lansingerland

terug naar boven


Programma Digitalisering ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Begin 2012 is gestart met het programma Digitalisering binnen het kerndepartement van VWS in Den Haag. Daarmee werd invulling gegeven aan het kabinetsbesluit "Digitale Overheid 2015". Een opmaat naar een papierloos departement waarin alle medewerkers hun werkzaamheden digitaal uitvoeren.

Tijdens de uitvoering van het programma verhuisde het kerndepartement begin 2013 van haar huisvesting in De Resident naar haar tijdelijke huisvesting in De Hoftoren (bij het ministerie van OC&W). De Resident wordt verbouwd, zodat begin 2015 zowel VWS als SZW dit pand kan betrekken conform Het Nieuwe Werken. Digitaal werken is hierbij randvoorwaardelijk.

Alvorens te verhuizen naar de tijdelijke huisvesting in de Hoftoren is de expertise ingeroepen van DOCFactory voor een kwaliteitsmeting van de papieren dynamische archieven van het kerndepartement van VWS. Op basis van deze kwaliteitsmeting en de op basis hiervan opgeleverde rapportage is VWS - ondersteund vanuit het programma - aan de slag gegaan met het inhoudelijk op orde brengen van haar papieren dynamische archieven. Een majeure klus waarvoor de expertise van DocFactory ook werd ingezet.

Door de verhuizing was het tevens noodzakelijk tot een versnelde afbouw van de dynamische archieven te komen en een opschoning van de persoonlijke archieven. Er diende papierarm te worden verhuisd op de norm van 1 m1 dynamisch archief p.p. en 1 m1 persoonlijk archief p.p.
Hiervoor werd door DOCFactory ook capaciteit geleverd. In totaal is er 95.000 kg papier afgevoerd.

Na de verhuizing begin maart 2013 is VWS digitaal gaan werken. De digitalisering van de poststroom, het digitaal paraferen, het digitale dossier en daarmee ook het digitale archief was gereed, wat randvoorwaardelijk is voor papierloos werken. Het bewaren/archiveren van deze documenten vindt thans plaats in het systeem volgens de geldende wet- en regelgeving.

De in 2013 meeverhuisde dynamische VWS archieven naar de Hoftoren zijn eind 2013 ondergebracht bij een externe partij (Doc-Direkt). Wederom een majeure klus onder supervisie van DOCFactory. Ook leverde DOCFactory de benodigde onontbeerlijke inhoudelijke expertise en capaciteit in de vorm van DIV-adviseurs.

Mede dankzij de inzet van DOCFactory heeft het programma op bovenstaande programmaonderdelen haar doelstellingen binnen het krappe tijdpad kunnen halen. VWS heeft blijvende stappen vooruit kunnen zetten in het papierloos werken en is voorbereid dit vanaf 2015 – na de terugverhuizing naar De Resident - voort te zetten.

Wij zijn erg tevreden over de expertise en enorme inzet en betrokkenheid vanuit DOCFactory bij het programma. De gehele samenwerking was erg constructief. Vaak onder een grote tijdsdruk en hoogspanning zijn met behoud van de uitstekende relatie de doelstellingen gehaald.

 

Veronica Klooster

Programmamanager Digitalisering ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

terug naar boven


Referentie inzet adviseur bij stadsdeel Amsterdam

Stadsarchief Amsterdam heeft DOCFactory verzocht om ondersteuning te bieden bij een stadsdeel in Amsterdam waar Het Nieuwe Werken (HNW) wordt geïmplementeerd. De adviseur van DOCFactory heeft deze klus in opdracht van de afdeling Informatie en Document Management (IDM) gedaan. Het stadsdeel was oorspronkelijk gehuisvest op twee locaties. Vanaf begin 2014 is het stadsdeel gehuisvest op één locatie. Met de verhuizing is tegelijkertijd  HNW geïntroduceerd.

Voor het stadsdeel hield HNW in:

  • Het digitaal archiveren middels het Document Management Systeem, DECOS;
  • Het loslaten van de vaste werkplek principe en het werken vanaf verscheidene werkplekken op kantoor

Om het nieuwe werken mogelijk te maken was het noodzakelijk dat vóór de verhuizing het fysieke archief op de afdelingen, op beide locaties werd opgeruimd. Vanwege de beperkte ruimte in het nieuw kantoorgebouw en de digitaliseringsslag hebben de medewerkers nog maar de beschikking over een gelimiteerde hoeveelheid kastruimte.

Ten behoeve van het reduceren van de omvang van de bestanden op de afdelingen, heeft de adviseur van DOCFactory de teams geadviseerd over het opruimen van hun archieven, waarbij een goede balans is gevonden tussen procedures en regelgeving enerzijds, en pragmatisme anderzijds.  Tevens heeft de adviseur ‘opruimacties’ georganiseerd waarbij teams gezamenlijk hun archieven hebben aangepakt. De omvang van de afdelingsarchieven zijn door deze acties sterk gereduceerd.

Daarnaast heeft de adviseur een aantal teams geadviseerd over hoe om te gaan met digitaal archief en digitale archivering. Een aanvullende opdracht was het verzorgen van de begeleiding van de verhuizing van bijna 1000 meter aan bouwarchief naar het nieuw kantoorgebouw en de herinrichting van de archiefruimte daar.

Door activiteiten die buiten de reguliere werkzaamheden vielen van het team IDM van het stadsdeel, had het team onvoldoende capaciteit om de opruimacties zelf te organiseren en te begeleiden. Door de inzet en het zelfstandig opereren van de adviseur van DOCFactory, is IDM aanzienlijk ontlast. Wij, als Stadsarchief Amsterdam, hebben de samenwerking wederom als prettig ervaren.

 

Juanita Lopes

Sectiehoofd Advisering & Ondersteuning (A&O)
Stadsarchief Amsterdam

terug naar boven


Referentie Gemeente Houten

De Gemeente Houten is volop bezig met de digitalisering van haar informatiestromen. Dit past bij de invoering van een zaaksysteem en het streven om de interne en externe dienstverlening hiermee op een hoger plan te tillen. Het organisatiebreed beschikbaar zijn van digitale documenten en informatieobjecten is ook een randvoorwaarde voor initiatieven als het Het Nieuwe Werken (HNW) en Bring Your Own Device (BYOD). Het Nieuwe Werken werd eind 2012 al ingevoerd waardoor er geen vaste werkplekken meer zijn.

De gemeente wil daarom ook de fysieke bouwarchieven in digitale vorm beschikbaar hebben. Wij nemen ze dan op in het Zaaksysteem. Bovendien kunnen we ook voldoen aan onze wettelijke plicht de bouwdossiers ouder dan 20 jaar over te dragen aan het Regionaal Historisch Centrum (RHC) Zuidoost Utrecht in Wijk bij Duurstede. Dit houdt in dat delen van het bouwarchief niet langer fysiek aanwezig zijn op de eigen locatie.

De door DOCFactory opgestelde businesscase geeft ons inzicht in de verschillende wijzen waarop deze digitalisering kan plaatsvinden en de kosten en baten van het traject. De verschillende fasen van een scantraject worden beschreven en ingevuld met scenario’s waarbij de gemeente Houten zelf, externe partijen of een mix hiervan worden ingezet. Hoewel kwalitatieve baten van groot belang zijn, blijken er ook op kwantitatief niveau aardige besparingen te halen.  Door schoning, herordenen en digitalisering neemt de toegankelijkheid en doorzoekbaarheid van onze bouwarchieven enorm toe en hier zijn dan ook aanzienlijke besparingen te verwachten.

Wij hebben de inzet van de DOCFactory adviseurs als flexibel en betrokken ervaren. De bevindingen zijn in rapportvorm aangeleverd en helpen ons de juiste keuzes te maken bij het digitaliseren van de bouwarchieven.

 

Robert Beutick

Coördinator Document- en procesmanagement
Gemeente Houten

terug naar boven


Referentie Stadsarchief Amsterdam

Op verzoek van het  Stadsarchief Amsterdam heeft DOCFactory een advies uitgebracht over de staat, de aanpak en het beheer van het semi-statisch archief in de toekomst van één van de diensten van de gemeente Amsterdam. Twee factoren waren daarbij leidend: de verhuizing van de dienst uit het pand waar het archief nu gevestigd is en de gemeente brede overgang naar digitaal archiveren. In het besluit van 8-01-2013 van het College van B&W mogen met ingang van 1 januari 2015 alle organisatieonderdelen alleen nog maar digitaal archiveren .

Het beheer van het semistatisch archief in de toekomst heeft geresulteerd in een businesscase, die in samenwerking met ons door de adviseur van DOCFactory is opgesteld. In dit rapport zijn, ten aanzien van de eindbestemming van het archief, een aantal opties genoemd en scenario’s voor de bewerking van het archief geschetst om het geheel in goede, geordende en toegankelijke staat te krijgen.

In overleg met de dienst is gekozen voor één van de scenario’s. Wij hebben DOCFactory gevraagd om de uitvoering van het gekozen scenario voor het semi-statisch archief op zich te nemen en mee te denken over de verbetering van het beheer van het archief. DOCFactory heeft in samenwerking met verschillende personen bij de desbetreffende dienst en onze organisatie een plan van aanpak opgesteld om het zeer omvangrijk archief op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier te bewerken. Het team van DOCFactory heeft ruim 2 kilometer archief geïnventariseerd, toegankelijk gemaakt en op vernietigingsjaar weggezet.

De inzet van DOCFactory heeft er voor gezorgd dat de toegankelijkheid en ordening van het semi-statisch archief aanzienlijk is verbeterd en dat de omvang van het archief binnen een aantal jaar sterk gereduceerd kan worden. Mede door het advies dat DOCFactory heeft uitgebracht, heeft de dienst een gewogen keuze kunnen maken voor het beheer van het semi-statisch archief in de toekomst.

 

Juanita Lopes

Sectiehoofd Advisering & Ondersteuning (A&O)
Stadsarchief Amsterdam

terug naar boven


Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO) van de gemeente Den Haag

Binnen de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO) van de gemeente Den Haag is hard gewerkt aan het selecteren van de bouwarchieven. Enerzijds om de dienstverlening aan de burger te kunnen verbeteren en anderzijds om de omvang van de bouwarchieven terug te brengen vanwege het afstoten van de huidige locatie en overbrenging van het archief naar het Spui.

Binnen het bouwarchief werd ook  een bestand 'sonderingen' aangetroffen. Dit bestand bestond uit archiefbescheiden die voor directe vernietiging of voor vernietiging op termijn in aanmerking kwamen. Gedurende het project is het bestand op dossierniveau door DOCFactory bekeken en afgesteld op directe vernietiging of vernietiging op termijn waarbij een onconventionele aanpak is gehanteerd om snel en effectief het bestand te bewerken. Wel zijn natuurlijk zijn de standaardinstrumenten, zoals de Vernietigingslijst 1983 en Selectielijst 2000, gebruikt. Tijdens de bewerking is de omvang van het archief teruggebracht van 224 dozen naar 207 dozen waarvan ongeveer de helft voor directe vernietiging in aanmerking kwamen.

DOCFactory heeft het project binnen het geraamde aantal werkdagen en binnen budget, naar onze volle tevredenheid, gerealiseerd.

 

Karin Verstraaten

Hoofd DIVH
Gemeente Den Haag DSO

terug naar boven


Regio Gooi en Vechtstreek

In de periode mei tot en met juli 2013 heeft DOCFactory bij de Regio Gooi en Vechtstreek gewerkt aan het bewerken van het over te dragen archiefblok over de periode 2000 tot en met 2009.

Dit archiefblok is het laatste stuk archief dat in papieren vorm overgedragen zal worden aan het Streekarchief Gooi en Vechtstreek te Hilversum.

Gedurende deze periode hebben wij als organisatie gemerkt, dat we te maken hadden met goed opgeleide mensen die verstand van het bewerken van archieven hebben.

Op zeer constructieve wijze hebben zij ons en de archiefinspecteur geadviseerd over de wijze waarop het archief ingericht moest worden. Omdat het hier deels vertrouwelijk archief betrof, hadden we nog de uitdaging van de mate waarop dossiers en documenten openbaar gemaakt konden worden. Ook hierin heeft DOCFactory ons van een goed onderbouwd advies voorzien.

Het archief is keurig bewerkt en ingepakt. Vergezeld van een volledige inventaris is het thans overgedragen aan het Streekarchief en zal het voor 98% voor het publiek openbaar toegankelijk zijn.

Tijdens de bewerking heeft regelmatig overleg plaats gevonden tussen de projectleider van de Regio en de medewerkers van DOCFactory. Ook tussen de medewerkers van de Regio en DOCFactory werd telkenmale tijd ingebouwd om uit te leggen en te bespreken waarom voor een bepaalde methodiek en/of werkwijze werd gekozen. Collegiaal overleg is tijdens een dergelijk proces cruciaal en dit is tot volle tevredenheid van alle medewerkers van de Regio meer dan voldoende gedaan.

Wij, als Regionale organisatie, kijken dan ook met tevredenheid terug op dit project. Ook het overleg  tussen de projectleider van DOCFactory en de projectleider van de Regio was buitengewoon constructief en prettig. Ik wil hierbij dan ook mijn waardering en complimenten geven voor de bijzonder  fijne samenwerking.


Jack Schuemie (BIM)

Projectmanager Digitalisering
Regio Gooi- en Vechtstreek

terug naar boven


Firma uit de financiële sector

Een internationaal opererende firma in de financiële sector, met haar hoofdkantoor in Amsterdam, besloot in 2012 het resterende papieren archief extern te plaatsen. In de vrijgekomen ruimte werden extra kantoren ingericht. DOCFactory heeft de praktische uitvoering van deze verhuizing op zich genomen. Het resultaat was een volkomen ingepakt archiefbestand met een duidelijk digitaal overzicht waarin opgenomen welke dossiers werden overgedragen.

De werkzaamheden zijn op deskundige wijze en naar volle tevredenheid uitgevoerd binnen de daarvoor gestelde periode.

terug naar boven


Gemeente Zeist

De gemeente Zeist werkt gestaag aan een volledig digitale informatiehuishouding. Voor een belangrijk deel verlopen documentstromen al digitaal en binnenkort wordt weer een stap gezet met het invoeren van een zaaksysteem en een verdere uitrol van het Nieuwe Werken. Dit alles tegen een achtergrond van een verhuizing naar een nieuw gemeentehuis in 2014 waarin, haast als vanzelfsprekend, minder ruimte is  gereserveerd voor archief en documentverzamelingen.

Als gemeente willen we daarom nog veel papier kunnen vervangen voor digitale tegenhangers. DOCFactory heeft ons in 2012 geholpen bij het opstellen van het handboek voor vervanging van archiefbescheiden en het toetsen van het handboek. Voor ons was het van belang dat het opstellen van het handboek door de eigen medewerkers werd uitgevoerd om de kennis binnen de gemeente te laten beklijven.

Ondanks de hectiek van het tijdelijk huisvesten van onze collega’s uit een ander pand en de dagelijkse werkzaamheden hebben we, door een gefaseerde aanpak, uiteindelijk toch nog in een redelijk tempo het traject doorlopen. Een belangrijke succesfactor was het werken met werkpakketten met duidelijk afgebakende onderdelen en doelen. Ook het direct vanaf het begin betrekken van de gemeentelijk archiefinspecteur zorgde er voor dat, vanuit zijn informerende en adviserende rol, hij met een kritisch oog ons alert en op koers kon houden. 

De adviseur van DOCFactory heeft in regelmatige sessies samen met twee senior DIV medewerkers van onze gemeente zorggedragen voor verdieping en inhoudelijke ondersteuning maar ook voor de gestage groei en vervolmaking van het handboek. Daarbij ben ik als opdrachtgever met regelmaat op de hoogte gehouden van de voortgang en inhoudelijk ondersteund bij de beslismomenten in het traject. Als ik terugkijk op de wijze waarop het project is aangepakt en wat het ons heeft gebracht dan kan ik niets anders dan tevreden zijn met het resultaat.

 

André Steen

Afdelingshoofd Informatievoorziening
Gemeente Zeist

terug naar boven


NYSE Euronext

NYSE Euronext Amsterdam kent een rijke geschiedenis die teruggaat tot het begin van de 17e eeuw. Vanuit dit verleden heeft de beurs een omvangrijke historische collectie aan archiefbescheiden opgebouwd. Ook vandaag de dag zorgt deze kennisintensieve en informatierijke omgeving  voor veel informatie in de vorm van (digitale) documenten. Ten aanzien van de dynamische documenten en het historisch archief heeft de archivaris/recordmanager van NYSE Euronext Amsterdam een rol als adviseur, dienstverlener en beheerder.

In verband met de afwezigheid van de archivaris/recordmanager voor een periode van een half jaar, vonden wij tijdelijke vervanging  gewenst om de dagelijkse gang van zaken gedurende deze periode doorgang te laten vinden. Voor de invulling van deze functie heeft DOCFactory meerdere vakbekwame kandidaten aan ons voorgesteld. Na een korte inwerkperiode is Karolien van DOCFactory aan de slag gegaan. De taken waarmee zij belast was, waren het adviseren en ondersteunen van de afdelingen binnen onze organisatie bij het beheer van documenten, het beheren van het semi-statisch archief en de historische collectie  en het beantwoorden van inhoudelijke vragen van mensen van binnen en buiten NYSE Euronext.

Daarnaast heeft Karolien de Stichting Capital Amsterdam, die onder meer als doel heeft het behoud en de verspreiding van de kennis van het Nederlandse beursverleden, naar tevredenheid ondersteund  bij haar activiteiten. Belangrijk voor ons was, dat de plaatsvervanger van onze archivaris zelfstandig te werk kon gaan, kon samenwerken en een goed analytisch inzicht en communicatieve vaardigheden had ,en aan deze wensen voldeed Karolien prima.

 

René Geskes

Director Legal & Regulations and Corporate Secretary Europe
NYSE Euronext

 

Cherelt Kroeze

Secretaris Stichting Capital Amsterdam

terug naar boven


Regionaal Archief Zutphen

Het Regionaal Archief Zutphen (RAZ) heeft als erfgoedinstelling de taak om de historische archieven van de gemeenten Brummen, Lochem en Zutphen te bewaren, te beheren en ter beschikking te stellen voor onderzoek. Daarvoor moeten de archieven in goede, geordende en toegankelijke staat zijn. Die toegankelijke staat borgen we door te zorgen voor goede inventarissen waarmee we de geïnteresseerde bezoeker faciliteren om de juiste stukken te kunnen raadplegen.

In dat kader hebben we DOCFactory de opdracht verstrekt om twee archiefbestanden in onze collectie te inventariseren en materieel te bewerken. Dit betrof de archieven van de gemeente Laren (1811-1929) en de gemeente Lochem (1811-1935). Bij elkaar een ruime 100 strekkende meter van onze archiefcollectie. Hoewel beide archiefbestanddelen al gedeeltelijk toegankelijk waren via een plaatsingslijst, ontbrak een gedegen inventaris.

DOCFactory heeft in overleg met ons een archiefschema opgesteld en dat als basis gebruikt om de archieven in te richten. Door regelmatig overleg waren wij in staat om de voortgang bij te houden en waar nodig bij te sturen. Wij willen onze waardering uitspreken voor de werkwijze en de inzet van de medewerkers, die waar nodig meedachten en het project binnen het beschikbare budget opleverden.

Het resultaat is dat de inventarissen, en dus de oude archieven, via onze internetsite raadpleegbaar en doorzoekbaar zijn. En in de toekomst zullen we de beschrijvingen kunnen gaan verrijken met scans. We zijn tevreden dat weer een stuk van onze mooie historie is ontsloten.

 

Maaike Bergmans

Regionaal Archief Zutphen

De door DOCFactory vervaardigde inventarissen van gemeentes Laren en Lochem zijn online te raadplegen.

terug naar boven


Havenbedrijf Rotterdam

Het Havenbedrijf Rotterdam (HBR) is beheerder en exploitant  van het Rotterdamse haven- en industriegebied. Daarnaast investeert HBR in de ontwikkeling van het huidige havengebied, nieuwe haventerreinen, openbare infrastructuur en in de afwikkeling van scheepvaart.

Document- en archiefmanagement  kenmerkt zich bij het Havenbedrijf op dit moment door meerdere voorzieningen en mogelijkheden om documenten op te slaan en te beheren. Sinds 2005 worden inkomende en uitgaande documenten consequent gedigitaliseerd en in een DMS opgeslagen. Sinds 2009 wordt  ook SharePoint ingezet voor Intranet en andere voorzieningen zoals digitale projectomgevingen, waaronder zeer grote projectomgevingen als  de Maasvlakte 2.

In 2011 is een nieuwe visie op het documentmanagement binnen het Havenbedrijf opgesteld. Om deze visie te realiseren moet de huidige werkwijze inclusief hulpmiddelen op een aantal aspecten worden veranderd. Met het project Document Management willen wij de komende jaren het volgende gaan realiseren:

  • Een nieuwe, organisatiebrede en generieke, voorziening voor document- (DM) en recordmanagement (RM)  op basis van en gerealiseerd in SharePoint;
  • Het innoveren van werkwijzen rond scannen, documentlogistiek en digitaal archiveren. Dit raakt zowel de organisatie als geheel en de documentaire informatievoorziening in het bijzonder.
  • Het concentreren van (digitale) documenten in één omgeving  door het opschonen en verplaatsen van documenten op shares en e-mailboxen naar de DM of RM voorziening in de SharePoint omgeving.
  • Het overbrengen van digitale documentverzamelingen en archieven in de bestaande DMS/RMA voorziening naar de DM en RM omgeving binnen SharePoint.
  • Het terugbrengen van de fysieke archieven binnen het Havenbedrijf door (beperkte) digitalisering, tijdige vernietiging, schoning en uitplaatsing bij een externe archiefvoorziening.
  • Vanaf 1 januari 2014 worden geen nieuwe fysieke archieven meer gevormd.

DOCFactory heeft ons in 2012 ondersteund bij het verder aanscherpen en uitwerken van de  de ‘Businesscase Documentmanagement Havenbedrijf breed’. De Initiële Businesscase Document Management is herijkt door het verder aanvullen en uitwerken van de business requirements zoals   die eerder waren vastgelegd. Daarnaast zijn door DOCFactory een aantal haalbaarheidsstudies uitgevoerd naar onder andere procedures, migratie, strategie, postbehandeling en scanning.

De uitkomsten van deze onderzoeken hielpen de businesscase te vervolmaken en aan te scherpen. Een deel van deze studies dienen ook meteen als zelfstandige innovatietrajecten die nodig zijn om straks de nieuwe werkwijzen en hulpmiddelen in te kunnen voeren. Wij spreken dan ook onze tevredenheid uit over de bijdrage die DOCFactory heeft geleverd en hebben  de samenwerking  als prettig en constructief ervaren.

 

Henk de Lauré

Coördinator IDM
Havenbedrijf Rotterdam

terug naar boven


Sociaal-Economische Raad

De Sociaal-Economische Raad (SER) kenmerkt zich in zijn adviserende taken door de grote diversiteit aan onderzoeken en commissies, met betrokkenheid van interne en externe deskundigen, die ieder hun eisen stellen aan de informatievoorziening. Het uniformeren en vooral verder digitaliseren van de informatie¬stromen staat bij de SER voor de komende jaren op de agenda.

In dit kader heeft de SER aan DOCFactory verzocht om een visie op te stellen op de (documentaire) informatievoorziening waarin een realistisch toekomstbeeld geschetst wordt op strategisch en tactisch niveau voor de periode 2012-2016.

DOCFactory heeft zich, door de inventarisatie en beoordeling van de beschikbare documentatie en door het interviewen van stakeholders, goed verdiept in de werkwijze van de SER. De scope van het onderzoek betrof het geheel van informatiestromen, archiefbestanden en informatieverzamelingen aanwezig bij de SER en de ICT-hulpmiddelen die direct betrekking hebben op de informatievoorzieningsfunctie van onze organisatie (met uitzondering van de bibliotheek).

Bij het onderzoek is niet uit het oog verloren hoe de veranderingen effect zouden kunnen hebben op onze medewerkers. DOCFactory heeft de medewerkers goed betrokken bij het onderzoek om hun verwachtingen in kaart te brengen. Daardoor is er draagvlak ontstaan om de toekomstige veranderingen op het gebied van de informatievoorziening te omarmen.

DOCFactory heeft een visiedocument opgeleverd waarin op een heldere wijze staat aangegeven hoe de informatievoorziening in de komende jaren verder gedigitaliseerd en gestroomlijnd kan worden. Waar nodig en mogelijk zijn aanbevelingen en voorstellen voor verbeteringen gegeven. Deze visie heeft ons inzicht gegeven in het te volgen digitaliseringstraject.

 

Cor van den Berg

Hoofd Facilitair Bedrijf
Sociaal-Economische Raad

terug naar boven


Gemeente Muiden

Muiden, een plaats met een rijke historie. Niet alleen in oude tijden maar ook in de meer recente tijden. Die rijke historie ligt opgesloten in de archieven van de gemeente Muiden. Om iedere belangstellende toegang te bieden tot die archieven heeft de gemeente Muiden onlangs haar blijvend te bewaren archief over de periode 1930-1995 overgedragen aan het Stads- en streekarchief Naarden.

Voorafgaand aan deze overdracht diende het archief in goede, geordende en toegankelijke staat te worden gebracht. Om dit te realiseren heeft de gemeente Muiden aan DOCFactory opdracht verstrekt om het archief te bewerken. Dit bewerken hield in: het selecteren, het waarderen en het beschrijven van de te bewaren dossiers in een inventaris, voorzien van een historische inleiding.

Het team van DOCFactory is begonnen met het opstellen van een archiefbewerkingsplan waardoor we precies wisten wat ze gingen doen, wanneer dat gedaan werd en wat we daarvan mochten verwachten. Zowel wij als gemeente Muiden als de ontvangende partij, het Stads- en Streekarchief Naarden, werden nauw betrokken bij dit plan van aanpak.

Gedurende de uitvoering van de werkzaamheden hebben de medewerkers van DOCFactory laten zien te beschikken over de juiste expertise om het project tot een succes te maken.  Wij zijn zeer tevreden met het eindresultaat dat ook nog eens binnen het budget is opgeleverd. We hebben de samenwerking met DOCFactory als heel prettig en constructief ervaren.

 

Pieter Bas Janssen                 Anne Medema

Afdeling DMO                          Archivaris
Gemeente Muiden                   Stads- en Streekarchief Naarden

De door DOCFactory vervaardigde inventaris is online te raadplegen.

terug naar boven


AEGON

AEGON wil als één van de toonaangevende pensioenverzekeraars de beschikking hebben over een adequate en betrouwbare dienstverlening op het gebied van informatiemanagement en is aan de slag gegaan met de bevindingen van de Nederlandse Bank over de situatie van de Nederlandse pensioenverzekeraars zoals verwoord in het Quinto rapport.

In dit kader heeft AEGON aan DOCFactory gevraagd het informatiebeleid van AEGON te beoordelen en aan te passen. Naar aanleiding daarvan heeft DOCFactory AEGON begeleid bij het formuleren van instructies en richtlijnen voor de medewerkers. Hierbij kan worden gedacht aan een informatiebeheersplan, het opstellen van een vernietigingslijst, het aanbrengen van metadatering, en dergelijke.

In het kader van het veiligstellen van brongegevens is aandacht geschonken aan de aanwezige papieren archieven en is gekeken naar de externe opslag in relatie tot de afgesloten Service Level Agreements (o.a. kosten in relatie tot de geboden dienstverlening) en de mogelijkheden tot vervanging van de papieren archieven door middel van scanning.

Uitgangspunt voor het opgesteld informatiebeleid zijn de NEN ISO normen 15489 en 2082.

De rol van DOCFactory als schakel tussen de medewerkers van de Businesslijn Pensioen, ICT en het (papieren en digitaal) archief heeft er mede voor gezorgd dat de overeengekomen producten zijn opgeleverd. De basis voor een verdere professionalisering van het informatiemanagement is hiermee gelegd.

 

Paul Kamerbeek MBA

Programmamanager Quinto
AEGON

terug naar boven


Gemeente Nieuwegein

Na de verhuizing van de gemeente Nieuwegein naar de nieuwe locatie op het Stadsplein zal er steeds meer digitaal gewerkt gaan worden. Aangezien het Stadshuis niet beschikt over een archiefruimte noch over een archiefbewaarplaats zijn alle papieren archieven tot en met het jaar 2000 overgedragen aan de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Nieuwegein, Het Utrechts Archief.

Het inmiddels in bewerking zijnde archiefblok 2001-2010 wordt nog veel door de bedrijfsvoering geraadpleegd en wordt om die reden nog niet (vervroegd) overgedragen, maar is tijdelijk uithuisgeplaatst bij Hulshoff Amsterdam. Het totaal te bewerken archiefblok 2001-2010 bestond uit circa 381 m1 ondergebracht bij DIV en afkomstig van de afdelingen.

Allereerst is er een Archiefbewerkingsplan opgesteld waarin een beschrijving van de werkzaamheden en resultaten zijn opgenomen met daarbij de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de betrokkenen en een gedetailleerde tijdsplanning met evaluatietijdstippen. De bewerking heeft geresulteerd in een drietal series bestanden: een direct vernietigbaar archiefbestand, een op termijn te vernietigen bestand en een op termijn over te brengen archiefbestand. Dit laatste archiefbestand is beschreven in een beschrijvende inventaris. Op basis van de evaluaties werden voortgang en kwaliteit steeds besproken.

Gedurende het project hebben we op een professionele en prettige manier met DOCFactory samengewerkt.

Met de in 2012 beoogde afronding door Docfactory van het omvangrijke inventarisatieproject is de gemeente Nieuwegein hoogstwaarschijnlijk de eerste gemeente in Nederland, die haar papieren archieven tot en met 2010 in geordende en toegankelijk staat heeft gebracht!

Jacques Lemmink

Adviseur Informatiebeleid
Documentaire Dienstverlening en Archief
Gemeente Nieuwegein

De door DOCFactory vervaardigde inventaris is online te raadplegen.

terug naar boven


Gemeentearchief Zaanstad

Het gemeentearchief gaat binnenkort verhuizen van Koog aan de Zaan naar het nieuwe Stadhuis in Zaandam. In het nieuwe stadhuis wordt het gemeentearchief geplaatst in de publieksruimte (inclusief tentoonstellingsmogelijkheden), waardoor de aandacht voor de collectie naar verwachting nog sterk zal toenemen.

In dat kader is een traject in gang gezet om de publieksdienstverlening verder te verbeteren door de ontsluiting van de collectie op een kwalitatief hoger plan te trekken. Daarom hebben we aan DOCFactory opdracht verstrekt om de archieven van de voormalige gemeenten Assendelft, Koog aan de Zaan, Krommenie, Westzaan, Wormerveer en Zaandijk (gemiddeld lopend van medio jaren dertig tot medio jaren zeventig) te bewerken en beter te ontsluiten. In totaal betreffen deze archieven een ruime 170 strekkende meter van onze collectie.

DOCFactory is daarbij voortvarend tewerk gegaan. Eerst is een Plan van Aanpak opgesteld waarin in nauw overleg met ons de kritische prestatie indicatoren om te komen tot het gewenste resultaat zijn benoemd. Gedurende het project hebben we de voortgang en het tussentijdse resultaat steeds daaraan getoetst.

Het eindresultaat van het project is dan ook precies datgene wat we voor ogen hebben gehad. En dat binnen het begrote budget en het aantal begrote werkdagen.

We spreken onze waardering uit voor de professionele aanpak en werkwijze van de mensen van DOCFactory. We beschikken nu over goed ontsloten en beschreven archieven van de voormalige gemeenten waarvan de toegangen op onze website ter beschikking worden gesteld. In de praktijk betekent dit dat we ons publieksbereik hebben kunnen vergroten, dat belangstellenden gericht onderzoek kunnen verrichten en dat onze afhandeling om inzage meer efficiënt verloopt. En zo dragen we nog beter bij aan de ontdekking van al die grote en kleine geschiedenissen van onze Zaanstreek.

 

Mieke Schaap

Gemeentearchivaris
Gemeentearchief Zaanstad

De door DOCFactory vervaardigde inventarissen van de gemeentebesturen van Assendelft, Krommenie, Wormerveer, Westzaan, Koog aan de Zaan en Zaandijk zijn online te raadplegen.

terug naar boven


DCMR Milieudienst

DCMR werkt al een aantal jaren hard en met succes aan het digitaliseren van de informatiehuishouding. Om analoge documenten te vervangen door digitale reproducties heeft DCMR in april 2011 een machtiging tot vervanging, in de zin van de Archiefwet 1995, verkregen. Als onderdeel van dit proces is door DOCFactory een audit uitgevoerd op de inrichting van het DMS/RMA.

De audit is uitgevoerd aan de hand van een vooraf afgestemd normenkader op basis van normstellingen uit NEN 2082, (eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur), Wet elektronische handtekeningen en de Code voor Informatiebeveiliging ISO 27002, uitsluitend voor zover relevant in het licht van de documenthuishouding.

Tijdens deze audit is gekeken naar de diverse aspecten van duurzame digitale archivering en naar de te hanteren waarborgen in de organisatie voor een goed beheer en goede sturing van de digitale informatievoorziening. Het onderzoek betrof het geheel aan beleid, procedures en ingerichte functionaliteit voor opslag, beheer en ondertekening van digitale documenten binnen de gebruikte softwareapplicaties. Wij hebben de inzet van de DOCFactory adviseurs als betrokken en bevlogen ervaren. De audit resultaten zijn in rapportvorm aangeleverd en aan de betrokkenen en managers gepresenteerd.

Wij kijken terug op een geslaagd project dat bevestigt dat we onze machtiging terecht hebben gekregen. Op basis van de aanbevelingen uit de audit kunnen wij nu de laatste puntjes op de 'i' zetten.

 

Alex van Leeuwen

Senior DIV
DCMR Milieudienst

terug naar boven


Shell International B.V.

In 2011 heeft Shell International BV aan DOCFactory twee opdrachten verstrekt. De eerste opdracht richtte zich op het belang en de effectiviteit van ons historische archief. Wij wilden inzicht in de toegevoegde waarde die ons historisch bedrijfsarchief voor Shell vertegenwoordigt en daarbij wilden we weten hoe we die toegevoegde waarde zo efficiënt mogelijk vorm kunnen geven. DOCFactory heeft de waarde van ons Historisch Bedrijfsarchief uitgedrukt in termen van Corporate Image, Corporate Identity en de maatschappelijke waarde. Aanvullend heeft DOCFactory verschillende scenario’s geschetst hoe wij zo efficiënt mogelijk met ons historisch archief kunnen omgaan en toch de toegevoegde waarde voor Shell kunnen verhogen.

De tweede opdracht vond plaats in het kader van ons internationale cost-leadership programma. De opdracht richtte zich op het in kaart brengen van de kosten voor het beheer van onze core-archives en het onderzoeken van mogelijkheden voor kostenreducties in dat beheer. Na een vergelijkend onderzoek tussen onze interne kosten en de kosten voor externe contracting heeft DOCFactory voor ons de keuzes geschetst met de daaraan verbonden voordelen en nadelen. Mede met behulp van de diverse scenario’s kunnen wij een gewogen afweging maken voor ons in te zetten beleid.

Ik wil mijn waardering uitspreken voor de gedegen en persoonlijke wijze waarop DOCFactory deze onderzoeken heeft uitgevoerd en de heldere wijze waarop scenario’s zijn verwoord en keuzemogelijkheden worden aangegeven. En dat binnen de afgesproken planning en de geoffreerde kosten.

 

Ton Reijman

European Records Manager
Shell International BV

terug naar boven


ProRail

Sinds 2007 bouwt ProRail aan de Hanzelijn, een nieuwe spoorverbinding die, via Dronten en Kampen, Lelystad zal verbinden met Zwolle. De nieuwe spoorlijn betekent een aantal grote infrastructurele werken. Ver voor het begin van de bouw heeft de voorbereiding voor dit infrastructuurproject al binnen ProRail plaats gevonden. Al die activiteiten van voorbereiding, aanbesteding en de daadwerkelijke bouw hebben de nodige neerslag in de vorm van documenten opgeleverd.

In 2010 heeft de afdeling DIV van ProRail aan DOCFactory opdracht verstrekt om het projectarchief van de Hanzelijn fase 2 over de periode 2002-2006 heden in goede, geordende en beschreven staat te brengen. Het archief bestond bij aanvang van de werkzaamheden uit 55 strekkende meter aan hangmappen, ordners, losse stukken en CD-roms. DOCFactory heeft de werkzaamheden voortvarend opgepakt en geheel conform de verwachtingen en afspraken een eindresultaat opgeleverd. En dat binnen de afgesproken planning en het afgesproken budget.

Het projectarchief van de Hanzelijn 2de fase bevindt zich nu in een geordende en toegankelijke staat en kan effectief en efficiënt worden geraadpleegd. Ik kan niets anders dan mijn waardering uitspreken voor de professionele wijze waarop DOCFactory de opdracht heeft uitgevoerd en het eindresultaat dat is opgeleverd.

 

Ries Koemans

Senior Recordsmanager
ProRail BV

terug naar boven


Gemeente Hellevoetsluis

De gemeente Hellevoetsluis is momenteel bezig met het inrichten van een documentair management systeem als vervanger van een postregistratiesysteem. Daarmee wordt in de organisatie ook het zaaksgewijs werken ingericht. Dat levert een hoop extra werk op omdat de medewerkers zaken moeten herkennen; het archief loopt daarom wat achterstand op. De volgende stap is de stap naar substitutie. DocFactory heeft de gemeente goed geholpen. Allereerst met handjes om de post snel te registreren en achterstanden te voorkomen. Daarnaast hebben mensen van DocFactory een onderzoek verricht naar de afdeling zoal die nu is, afgezet tegenover de gewenste situatie op middellange termijn (2012) en lange termijn (2015). Daarbij kwamen aan de orde: kwaliteit van medewerkers en een opleidingsplan, het opstellen van concrete doelstellingen en het vervaardigen van een compleet plan van aanpak.

Op dit moment worden de plannen vastgesteld en functioneert de consultant van DOCFactory als coach voor het hele team. Het uitvoerende werk wordt door de medewerkers zelf gedaan, DocFactory helpt om beleid te maken en geeft daarnaast heel pragmatisch advies. Tevens geven ze advies over de weg naar substitutie en voorzien ons van checklists en nuttige contacten in het land.

De medewerkers van DOCFactory worden ervaren als zeer ervaren professionals die daarnaast heel praktisch zijn en zich goed inleven in de wereld van ICT/DIV. Ze communiceren op alle niveaus en vormen de goede verbinding. Op deze manier blijft de gemeente Hellevoetsluis een goed ingerichte gemeente met de juiste focus op informatiemanagement!

 

Ed van Timmeren

Hoofd ICT/DIV
Gemeente Hellevoetsluis

terug naar boven

Nieuws

05.07.2017 Is uw informatiebeheer op orde?

De kwaliteit van uw informatiebeheer is belangrijk.
Lees meer

01.06.2017 Referentie in het kader van overgang taken DLG naar provincie

In het kader van de overgang van de Dienst Landelijke Gebieden (DLG) van het ministerie van Economische Zaken heeft DOCFactory voor een provincie het DLG-archief, dat door de niet meer herkenbare oorspronkelijke archiefstructuur feitelijk ontoegankelijk was geworden, in ordelijke en toegankelijke staat teruggebracht.

Het project bestond uit twee fasen, te weten herstel vande plaatsing van de archiefdozen volgens de oorspronkelijke archiefstructuur alsmede het ontsluiten van het archief in het digitale archiveringssysteem van de provincie.
Lees meer

10.04.2017 Referentie Gemeente Amsterdam organisatieonderdeel Metro en Tram

Vanaf medio 2014 tot en met eind 2016 heeft DOCFactory ondersteuning verleend aan het onderdeel Metro en Tram van de Gemeente Amsterdam. De werkzaamheden hadden betrekking op documentbeheer, instructie en ondersteuning van (een deel van) de projectmedewerkers bij het registreren van relevante documenten in  het DMS Decos/Join.
Lees meer

09.01.2017 Referentie Nederlandse Algemene Keuringsdienst

In opdracht van de Nederlandse Algemene Keuringsdienst (NAK) heeft DOCFactory de archieven die in aanmerking kwamen voor overbrenging naar het Nationaal Archief geïnventariseerd, geschoond en materieel verzorgd conform de Archiefwet 1995.

U treft de referentie aan onder de tab Referenties.
Lees meer

16.12.2016 Naar een duurzaam toegankelijk 2017 met DOCFactory

Veel blogs, artikelen en “bij de koffie gesprekken” benadrukken wat SharePoint als platform allemaal niet kan.  Het denken in onmogelijkheden is wat ons betreft helaas ook een beetje trend in het huidige tijdvak en dus ook in ons vak.
Lees meer