Referentie van Oord

Koninklijke Van Oord is een Nederlands familiebedrijf met ruim 155 jaar ervaring als internationale maritieme aannemer. Het bedrijf richt zich op energietransitie, klimaatadaptatie en mariene biodiversiteit, waarmee het wil bijdragen aan een betere wereld voor toekomstige generaties. Van Oord telt ruim 6.000 medewerkers (fte) die 90 nationaliteiten vertegenwoordigen en die die jaarlijks aan zo'n 200 projecten in 40 landen werken.

Binnen Van Oord in Nederland is de afdeling Facility Services verantwoordelijk voor onder meer de dienstverlening rond de ontvangst van gasten en relaties (receptie), catering, schoonmaak, gebouwonderhoud en post- en archiefdiensten. De werkzaamheden rondom post- en archiefzaken waren in het verleden elders binnen Facility Services belegd, waardoor er onduidelijkheden zijn ontstaan over de archivering, de processen en bijbehorende procedures, de bewaartermijnen en de opslag van archieven bij twee externe archiefopslagbedrijven.

In opdracht van Van Oord heeft DOCFactory in het verleden onderzoek gedaan naar deze situatie en de bevindingen en aanbevelingen beschreven in het rapport “Op weg naar een archief zonder onnodige ballast”. Vervolgens heeft Van Oord opnieuw een beroep gedaan op DOCFactory om de aanbevelingen in het rapport verder uit te werken.

DOCFactory heeft voor alle afdelingen binnen Van Oord vernietigingsvoorstellen opgesteld en ter goedkeuring voorgelegd. Zodoende is voor Van Oord inzichtelijk geworden dat binnen nu en een aantal jaar de hoeveelheid papieren archief aanzienlijk afneemt, waardoor een substantiële kostenpost verdwijnt en een reorganisatie van het archief niet noodzakelijk is. Daarnaast heeft DOCFactory de archiefprocedures inzichtelijk gemaakt, zodat ook in de toekomst archiefzaken op een duurzame, kundige manier kunnen worden opgepakt.

Van Oord kijkt met tevredenheid terug op de prettige samenwerking en de geleverde expertise. Dankzij DOCFactory kan er in de komende jaren een slag gemaakt worden op het gebied van archivering.  

Bastiaan Kroon

Projectleider Facility Services