NVAO

Als rechtsopvolger van de Nederlandse Accreditatie Organisatie houdt de Nederlands-Vlaamse Accreditatie Organisatie (NVAO, gevestigd in Den Haag) zich sinds 2005 bezig met de waardering van de opleidingen in het hoger onderwijs met als doel de kwaliteit van het onderwijs te bevorderen en daarmee de waarde van de diploma’s te borgen.

Door de verdergaande digitalisering van de werkprocessen binnen de NVAO werd de noodzaak gevoeld ook formeel de omslag te maken naar digitaal werken. Deze noodzaak werd gevoed door een verhuizing, waarbij in de nieuwe huisvesting geen ruimte meer was voor het uitgebreide papieren archief dat in bijna twee decennia was opgebouwd.

DOCFactory heeft de opdracht gekregen:
a. De (beperkte) bezetting van de DIV/archief te begeleiden in het ontwikkelingsproces;
b. de formele overgang van analoog naar digitaal werken voor te bereiden en
c. het papieren archief te bewerken: inventariseren en schonen.

De wijze waarop DOCFactory deze opdrachten heeft aangepakt, verdient onze lof: met gevoel voor de bestaande werkwijzen is op basis van een gedegen plan van aanpak een stevige vernieuwing gerealiseerd. De verschillende onderdelen van het plan van aanpak zijn uitgevoerd binnen de financiële en personele grenzen die gesteld waren en tot onze vreugde zijn de archiefwerkzaamheden tijdig afgerond voor de verhuizing. De heldere communicatie over de opzet en de uitvoering van de werkzaamheden hebben zeker bijgedragen aan onze tevredenheid.

Zo hebben de medewerkers van DOCFactory het Handboek Vervanging opgesteld inclusief het bestuurlijke vervangingsbesluit, waardoor de NVAO zich met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2013 formeel een digitale organisatie mag noemen. De noodzakelijke controles daarvoor zijn grondig en secuur uitgevoerd en ons vertrouwen in DOCFactory is daarbij volledig terecht geweest.

Verder is in het laatste kwartaal van 2019 het analoge archief van ruim 500 strekkende meter geïnventariseerd: het materiaal is op basis van onze selectielijst uit 2015 verdeeld in een blok te vernietigen (de vernietigingslijsten zijn ter inzage!), een blok op termijn te vernietigen en een laatste blok dat in verband met de verhuizing vervroegd is overgebracht naar het Nationaal Archief. We hebben respect voor de wijze waarop de DOCFactory-medewerkers deze klus binnen de gestelde termijn hebben afgerond en we zijn blij dat het resterende analoge archief nu goed beheerd kan worden.

De verhuizing van het archief is eind februari 2020 een week eerder geschied dan de algemene verhuizing van de NVAO: wij hebben de inzet en coördinatie van de DOCFactory-mensen bij de verplaatsing van het archief met bewondering gevolgd: wij zijn bij deze operatie volledig ontzorgd!

Na de verhuizing is een start gemaakt met de digitale opschoning van de verschillende opslaglocaties bij de NVAO: we hebben er alle vertrouwen in dat de uitvoering van deze archiefwerkzaamheden dezelfde kwaliteit zal hebben als hetgeen in de afgelopen periode is opgeleverd!

Luut Kroes,

Directeur Nederland
Nederlands Vlaamse Accreditatie Organisatie (NVAO)