Gemeente Den Haag Dienst OCW
De gemeente Den Haag werkt op dit moment hard aan een vernieuwing van het informatiemanagement. De dienst OCW speelt in deze vernieuwing een prominente rol en oriënteert zich op en adapteert voortdurend (nieuwe) technieken en mogelijkheden.
Dat, en het feit dat er binnen de gemeentelijke organisatie werd overgegaan op het huisvestingsconcept ‘desksharing’, heeft ertoe geleid dat we de afgelopen periode ondersteuning hebben gevraagd van DOCFactory bij een aantal zeer diverse projecten.
De projecten waarbij DOCFactory ons heeft ondersteund speelden zich af op diverse niveaus:
- beleidsontwikkeling (strategisch niveau) met behulp van sparsessies en masterclasses op het gebied van informatiemanagement voor zowel ICT als Informatiebeheer;
- het ontwikkelen van instrumenten (tactisch niveau), samen met onze ICT en Informatiebeheer, zoals een audittool op documentmanagent in bedrijfsapplicaties;
- hands-on activiteiten (operationeel niveau) bij het begeleiden van de medewerkers bij het noodzakelijkerwijs reduceren van hun werkarchieven als gevolg van de overgang naar het huisvestingsconcept “desksharen” en het op orde brengen van onze papieren erfenis alsmede het opleveren van een inventarisatie van de analoge en digitale archieven van de dienst.
Gedurende deze trajecten hebben we diverse adviseurs en informatiespecialisten van DOCFactory over de vloer gehad. Op alle niveaus zijn we tevreden over het genomen initiatief en de bijdrage die is geleverd. De medewerkers waren wat kennis en vaardigheden betreft uitstekend toegesneden op de ondersteuning die wij wensten. Ze gaven blijk van vakkennis, maar ook van betrokkenheid, pro activiteit en gevoel voor de organisatie waarbinnen zij opereerden.
Door de adviezen, spar-sessies en masterclasses hebben wij en onze medewerkers nu een helder beeld waar we in de toekomst met ons informatiebeheerbeleid en onze informatiehuishouding naar toe kunnen en willen.
We kijken met tevredenheid terug op een intensieve samenwerking, waarin een aantal belangrijke stappen voor de toekomst van de informatievoorziening voor de dienst zijn gezet.
Peter Visser
Afdelingsmanager InformatieBeheer en Advies (IBA)
Gemeente Den Haag / Dienst OCW/P&O-AZ