Inzet adviseur bij stadsdeel gemeente Amsterdam

Stadsarchief Amsterdam heeft DOCFactory verzocht om ondersteuning te bieden bij een stadsdeel in Amsterdam waar Het Nieuwe Werken (HNW) wordt geïmplementeerd. De adviseur van DOCFactory heeft deze klus in opdracht van de afdeling Informatie en Document Management (IDM) gedaan. Het stadsdeel was oorspronkelijk gehuisvest op twee locaties. Vanaf begin 2014 is het stadsdeel gehuisvest op één locatie. Met de verhuizing is tegelijkertijd HNW geïntroduceerd.

Voor het stadsdeel hield HNW in:

• Het digitaal archiveren middels het Document Management Systeem, DECOS;
• Het loslaten van de vaste werkplek principe en het werken vanaf verscheidene werkplekken op kantoor

Om het nieuwe werken mogelijk te maken was het noodzakelijk dat vóór de verhuizing het fysieke archief op de afdelingen, op beide locaties werd opgeruimd. Vanwege de beperkte ruimte in het nieuw kantoorgebouw en de digitaliseringsslag hebben de medewerkers nog maar de beschikking over een gelimiteerde hoeveelheid kastruimte.

Ten behoeve van het reduceren van de omvang van de bestanden op de afdelingen, heeft de adviseur van DOCFactory de teams geadviseerd over het opruimen van hun archieven, waarbij een goede balans is gevonden tussen procedures en regelgeving enerzijds, en pragmatisme anderzijds. Tevens heeft de adviseur ‘opruimacties’ georganiseerd waarbij teams gezamenlijk hun archieven hebben aangepakt. De omvang van de afdelingsarchieven zijn door deze acties sterk gereduceerd.

Daarnaast heeft de adviseur een aantal teams geadviseerd over hoe om te gaan met digitaal archief en digitale archivering. Een aanvullende opdracht was het verzorgen van de begeleiding van de verhuizing van bijna 1000 meter aan bouwarchief naar het nieuw kantoorgebouw en de herinrichting van de archiefruimte daar.

Door activiteiten die buiten de reguliere werkzaamheden vielen van het team IDM van het stadsdeel, had het team onvoldoende capaciteit om de opruimacties zelf te organiseren en te begeleiden. Door de inzet en het zelfstandig opereren van de adviseur van DOCFactory, is IDM aanzienlijk ontlast. Wij, als Stadsarchief Amsterdam, hebben de samenwerking wederom als prettig ervaren.

Juanita Lopes

Sectiehoofd Advisering & Ondersteuning (A&O)
Stadsarchief Amsterdam