Referentie gemeente Midden-Delfland

De gemeente Midden-Delfland had te kampen met een achterstand bij de archivering van cliëntendossiers van de afdeling Sociale zaken in het kader van onder meer de Wet Maatschappelijke Ondersteuning. In verband hiermee vroegen wij DOCFactory om ondersteuning in de vorm van een interim DIV-medewerker voor het ordenen en bewerken hiervan. De werkzaamheden bestonden uit registreren en scannen van documenten in combinatie met dossiervorming. Daarnaast is de paternosterkast, die de dossiers bevat, geheel opnieuw ingericht, gealfabetiseerd en zijn de documenten in de dossiers materieel verzorgd. Het resultaat is een overzichtelijk en toegankelijk archief, geheel naar wens van de gemeente Midden-Delfland.

Tevens heeft DOCFactory ondersteund bij het wegwerken van de achterstand die was ontstaan bij het ordenen en bewerken van de Omgevingsvergunningen en het digitaal archiveren hiervan in Corsa. Tot slot heeft DOCFactory nog een audit uitgevoerd in het kader van de voorbereiding op de implementatie van een handboek vervanging, op een onderdeel waar onduidelijkheden waren ontstaan over de juiste kwaliteit van scanning. Aan de hand hiervan hebben wij bepaald dat dit deel wordt uitgesloten van vernietiging.
DOCFactory heeft de werkzaamheden naar volle tevredenheid uitgevoerd. Wij kijken terug op een goede inzet een fijne samenwerking met een betrokken medewerker. De communicatie over de opzet en uitvoering van de werkzaamheden, was helder en prettig.

Ron de Kok

Teamleider Informatievoorziening
Gemeente Midden-Delfland