Gemeente Leudal

In opdracht van de gemeente Leudal heeft DOCFactory voor ons instrumenten ontwikkeld die bij moeten dragen aan een toekomstvaste inrichting van het analoge en digitale informatiebeheer in onze gemeente.

Wij hebben DOCFactory opdracht verstrekt voor het actualiseren van de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer, het schrijven van een Handboek Vervanging en een Protocol Dossiervorming. In een later stadium is daar nog het ontwikkelen van een kwaliteitssysteem aan toegevoegd.

In eerdere jaren zijn diverse pogingen gedaan het informatiebeheer te laten aansluiten op de landelijke ontwikkelingen: door de persoonlijke betrokkenheid en de kennis van de gemeentelijke materie is het DOCFactory snel gelukt aansluiting te vinden in de Leudalse situatie. De gevraagde producten zijn – ondanks de corona-perikelen – binnen de daarvoor gestelde kaders en termijnen opgeleverd. In goed overleg is bij de aanvang van het traject begonnen met een snelle analyse van de situatie (quick scan) op basis van de Baseline Informatiehuishouding Nederlandse Gemeenten. De resultaten uit deze analyse, “Leudal gaat het doen: digitaal werken”, waren helder en gaven een duidelijke lijn aan voor de op te leveren producten, die helemaal in lijn zijn met de visie en verwachtingen binnen de gemeentelijke organisatie. Ook de gemeentearchivaris, ons archief is ondergebracht bij het gemeentearchief van Roermond, en de commissie Beheer en Middelen hebben hun waardering uitgesproken over de kwaliteit van de opgeleverde instrumenten. Met name het handboek werd geprezen.

Vanuit onze tevredenheid over de kwaliteit en de werkwijze hebben wij als nieuwe opdracht de begeleiding van de implementatie van het handboek vervanging bij DOCFactory neergelegd. Wij hebben er het volste vertrouwen in dat de implementatie op dezelfde vakkundige en betrokken wijze zal worden uitgevoerd: samenwerking en heldere communicatie staan zowel bij ons als bij DOCFactory hoog in het vaandel.

Jeroen Hesen

Teamleider Ondersteuning & projectleider Goed en Tijdig Antwoorden
Gemeente Leudal