Gemeente Zeist

De gemeente Zeist werkt gestaag aan een volledig digitale informatiehuishouding. Voor een belangrijk deel verlopen documentstromen al digitaal en binnenkort wordt weer een stap gezet met het invoeren van een zaaksysteem en een verdere uitrol van het Nieuwe Werken. Dit alles tegen een achtergrond van een verhuizing naar een nieuw gemeentehuis in 2014 waarin, haast als vanzelfsprekend, minder ruimte is  gereserveerd voor archief en documentverzamelingen.

Als gemeente willen we daarom nog veel papier kunnen vervangen voor digitale tegenhangers. DOCFactory heeft ons in 2012 geholpen bij het opstellen van het handboek voor vervanging van archiefbescheiden en het toetsen van het handboek. Voor ons was het van belang dat het opstellen van het handboek door de eigen medewerkers werd uitgevoerd om de kennis binnen de gemeente te laten beklijven.

Ondanks de hectiek van het tijdelijk huisvesten van onze collega’s uit een ander pand en de dagelijkse werkzaamheden hebben we, door een gefaseerde aanpak, uiteindelijk toch nog in een redelijk tempo het traject doorlopen. Een belangrijke succesfactor was het werken met werkpakketten met duidelijk afgebakende onderdelen en doelen. Ook het direct vanaf het begin betrekken van de gemeentelijk archiefinspecteur zorgde er voor dat, vanuit zijn informerende en adviserende rol, hij met een kritisch oog ons alert en op koers kon houden. 

De adviseur van DOCFactory heeft in regelmatige sessies samen met twee senior DIV medewerkers van onze gemeente zorggedragen voor verdieping en inhoudelijke ondersteuning maar ook voor de gestage groei en vervolmaking van het handboek. Daarbij ben ik als opdrachtgever met regelmaat op de hoogte gehouden van de voortgang en inhoudelijk ondersteund bij de beslismomenten in het traject. Als ik terugkijk op de wijze waarop het project is aangepakt en wat het ons heeft gebracht dan kan ik niets anders dan tevreden zijn met het resultaat.

André Steen

Afdelingshoofd Informatievoorziening
Gemeente Zeist