Referentie gemeente Meierijstad: de informatiehuishouding op orde
Het informatiebeheer bij de gemeente Meierijstad kreeg bij de fusie van Veghel, Sint Oedenrode en Schijndel in 2017 begrijpelijkerwijs niet alle aandacht. In de jaren daarna bleek het moeilijk de opgelopen achterstanden weg te werken. Op basis van een Roadmap werd daarom in 2019 een verbeterplan opgesteld met vier actielijnen en een meerjarige planning om te komen tot een informatiehuishouding die (toekomstgericht) op orde is.
De vier actielijnen om de informatiehuishouding op orde te krijgen omvatten:
- Een personele- en teamontwikkeling van het atelier Informatiebeheer
- De huidige digitale informatiebestanden optimaal en duurzaam toegankelijk
- Fysieke archief bewerken zodat het afgesteld is voor de toekomst
- Concern breed “Optimaal digitaal werken”
De uitvoering werd vanaf december 2020 in projectvorm gedurende 2 à 2,5 dag per week begeleid door een senior adviseur informatiebeheer van DOCFactory. Formeel is het project ter verbetering van het informatiebeheer bij de gemeente Meierijstad geëindigd per 1 augustus 2022. In die tijd is op alle actielijnen grote voortgang is geboekt.
Het personele- en teamontwikkelingstraject heeft geresulteerd in de opbouw van een expertteam informatiebeheer, waarbij binnen de bestaande formatie een verschuiving van uitvoerende naar tactische uren heeft plaatsgevonden.
Het traject naar een digitale informatievoorziening kende verschillende opgeleverde producten: o.a. een aanzet voor een kwaliteitssysteem, een start met de implementatie van een e-depot voor de verschillende “oude” DMS-sen die in Meierijstadse voorgangers in gebruik waren.
Bij actielijn 3 is DOCFactory op andere wijze betrokken geweest met de vermelding dat de werkzaamheden ook hier tot volle tevredenheid zijn uitgevoerd.
Het ‘Optimale Digitaal Werken’ heeft dankzij de bijdragen van DOCFactory geresulteerd in een veel stevigere positie van het Atelier Informatiebeheer ten opzichte van de uitvoerende en stafafdelingen: het informatiebeheer is nu een serieuze gesprekspartner bij de inrichting van de informatiehuishouding.
De afronding van het verbeterplan is uiteindelijk gerealiseerd door een nieuw Informatiebeheerplan dat voor de komende jaren aangeeft welke heikele punten en ontwikkelingen op het gebied van wetgeving, techniek en organisatie bij de gemeente Meierijstad aandacht verlangen.
Wij zijn DOCFactory zeer erkentelijk voor hun constructieve bijdrage aan het mede op orde brengen van de informatiehuishouding!
Antoine van der Velden
Kwaliteitsmedewerker Informatiebeheer gemeente Meierijstad