Overgang taken DLG naar provincie

In het kader van het Natuurakkoord provincies-Rijk is per 1 maart 2015 het grootste deel van de taken van voormalige Dienst Landelijk Gebied (DLG) overgegaan naar de provincies. DLG was een rijksoverheidsorgaan en viel onder de verantwoordelijkheid van het Ministerie van Economische Zaken (voorheen nl. Landbouw, Natuurbeheer en Visserij). De dienst was het grondbedrijf van de overheid in het landelijk gebied. Het had als agentschap de taak bij te dragen aan het realiseren van samenhang in de ontwikkeling van het landelijk gebied. De dienst voerde daarbij zelf geen werken uit, maar onderhield daarvoor contacten met enerzijds (potentiële) opdrachtgevers van cultuurtechnische werken, zoals landinrichtings- en ruilverkavelingscommissies, gemeenten, waterschappen, natuur- en recreatieschappen en provincies en gebiedscommissies, en anderzijds de uitvoerders daarvan. DLG trad vooral handelend op bij de uitwerking van het landinrichtingsbeleid in technisch-administratieve voorschriften, bij de beoordeling van subsidieaanvragen en als toezichthouder bij de voortgang van de voorbereiding en uitvoering van wettelijke landinrichtingsprojecten.

In april 2015 heeft een overdracht van digitale - én het papieren archief plaats gevonden vanuit DLG naar de provincies. Onze provincie stuitte al snel op een uitdaging, omdat bleek dat de archiefdozen volledig door elkaar heen waren overgedragen. De oorspronkelijke archiefstructuur was in de geplaatste archiefdozen niet herkenbaar en niet toegankelijk, waardoor de meegeleverde 35 inventarissen weinig waarde hadden. Het gevolg was, dat er bijna niets meer terug te vinden was in het DLG-archief. Om die reden gaf de provincie DOCFactory de opdracht om het archief in ordelijke en toegankelijke staat terug te brengen. Het DLG-project bestond uit twee fasen: herstel van de plaatsing van archiefdozen volgens de oorspronkelijke archiefstructuur op basis van de meegeleverde inventarissen en ontsluiting van het DLG-archief in het digitale archiveringssysteem van de provincie. Na afronding van de eerste fase bleek dat de meegeleverde inventarissen niet altijd volledig overeenkwamen met wat er fysiek was overgedragen.

Het team van informatiespecialisten dat DOCFactory heeft ingezet op het project heeft zijn werkzaamheden voortvarend, bekwaam, proactief en oplossings- en klantgericht uitgevoerd. Dankzij DOCFactory is binnen de afgesproken deadline het DLG-archief met een totale omvang van 363 strekkende meter fysiek in goede, ordelijke en oorspronkelijke staat gebracht. Wij beschikken over een nette inventaris van het totale DLG-archief en over een overzicht van de hiaten in de oorspronkelijke inventarissen. Tenslotte is het archief conform de afspraken en richtlijnen ingevoerd in het digitale systeem. Wij zijn zeer tevreden over de inzet van DOCFactory.