RDW
De RDW heeft als ZBO de taak om een register bij te houden van alle voertuigen en vaartuigen in Nederland. Daarnaast is RDW verantwoordelijk voor het bewaken van alle eisen ten aanzien van milieu en veiligheid voor alle voertuigen en ziet toe op de naleving van zowel de Nederlandse als de Europese regelgeving, door bijvoorbeeld APK- en typekeuringen uit te voeren. De RDW is hierdoor een organisatie waarin actuele informatie intensief wordt gebruikt. De registers zijn online beschikbaar.
De afdeling DIV beheert het officiële archief in Filenet en heeft voor postlogistieke stromen tevens het Noorse 360° aanschaft. In toenemende mate krijgt de traditionele IV-functie steeds minder grip op informatiestromen, omdat deze buiten DIV om via bijvoorbeeld e-mail plaatsvindt. Er treedt digitale versnippering van documenten en informatieobjecten en hybride dossiervorming op. Dit is niet wenselijk.
Wij hebben DOCFactory gevraagd om ten eerste een Beleidsvisie DIV voor ons op te stellen, die de RDW op professionele wijze inzicht biedt in:
- De huidige situatie. Hoe is de informatiehuishouding voor ongestructureerde informatie op dit moment ingericht en wat is het niveau van de kwaliteit van werkwijzen en systemen. Tevens werd geïnventariseerd over welke voorwaarden de RDW al de beschikking heeft (de zogenaamde “Ist-situatie”).
- De visie van de RDW op de ontwikkeling van de informatievoorziening. Hoe ziet de gewenste situatie er in 2016 uit (de zogenaamde “Soll-situatie”)?
Om de visie meer te concretiseren en de organisatie ook handvatten te bieden activiteiten op te pakken om tot die gewenste eindsituatie te komen is een Roadmap opgesteld. Pragmatisch, SMART en voorzien van een tijdsplanning.
Ten tweede hebben we DOCFactory gevraagd om de concept archiefregeling te toetsen aan de relevante Wet- en Regelgeving, de eisen, die de Erfgoedinspectie stelt aan archiefbeheersregelingen, NEN-ISO 15489-1, Hoofdstuk 1 van RODIN en de intern vastgestelde richtlijnen en beleid.
DOCFactory heeft ons op een prettige, pragmatische en professionele manier hierin geholpen. Met de beleidsvisie en de roadmap kunnen wij de volgende jaren het archief- en informatiebeleid verder verbeteren en professionaliseren.
De concept-archiefbeheersregeling is getoetst, waar nodig aangepast en aangeboden aan het MT.
Hiermee heeft DOCFactory binnen tijd en budget waargemaakt wat in de offertes is beloofd.
Bert Koning
Unit manager DIV