Gemeente Hellevoetsluis

De gemeente Hellevoetsluis is momenteel bezig met het inrichten van een documentair management systeem als vervanger van een postregistratiesysteem. Daarmee wordt in de organisatie ook het zaaksgewijs werken ingericht. Dat levert een hoop extra werk op omdat de medewerkers zaken moeten herkennen; het archief loopt daarom wat achterstand op. De volgende stap is de stap naar substitutie. DOCFactory heeft de gemeente goed geholpen. Allereerst met handjes om de post snel te registreren en achterstanden te voorkomen. Daarnaast hebben mensen van DOCFactory een onderzoek verricht naar de afdeling zoal die nu is, afgezet tegenover de gewenste situatie op middellange termijn (2012) en lange termijn (2015). Daarbij kwamen aan de orde: kwaliteit van medewerkers en een opleidingsplan, het opstellen van concrete doelstellingen en het vervaardigen van een compleet plan van aanpak.

Op dit moment worden de plannen vastgesteld en functioneert de consultant van DOCFactory als coach voor het hele team. Het uitvoerende werk wordt door de medewerkers zelf gedaan, DOCFactory helpt om beleid te maken en geeft daarnaast heel pragmatisch advies. Tevens geven ze advies over de weg naar substitutie en voorzien ons van checklists en nuttige contacten in het land.

De medewerkers van DOCFactory worden ervaren als zeer ervaren professionals die daarnaast heel praktisch zijn en zich goed inleven in de wereld van ICT/DIV. Ze communiceren op alle niveaus en vormen de goede verbinding. Op deze manier blijft de gemeente Hellevoetsluis een goed ingerichte gemeente met de juiste focus op informatiemanagement!

Ed van Timmeren

Hoofd ICT/DIV
Gemeente Hellevoetsluis