Stadsarchief Amsterdam

Op verzoek van het Stadsarchief Amsterdam heeft DOCFactory een advies uitgebracht over de staat, de aanpak en het beheer van het semi-statisch archief in de toekomst van één van de diensten van de gemeente Amsterdam. Twee factoren waren daarbij leidend: de verhuizing van de dienst uit het pand waar het archief nu gevestigd is en de gemeente brede overgang naar digitaal archiveren. In het besluit van 8-01-2013 van het College van B&W mogen met ingang van 1 januari 2015 alle organisatieonderdelen alleen nog maar digitaal archiveren .

Het beheer van het semistatisch archief in de toekomst heeft geresulteerd in een businesscase, die in samenwerking met ons door de adviseur van DOCFactory is opgesteld. In dit rapport zijn, ten aanzien van de eindbestemming van het archief, een aantal opties genoemd en scenario’s voor de bewerking van het archief geschetst om het geheel in goede, geordende en toegankelijke staat te krijgen.

In overleg met de dienst is gekozen voor één van de scenario’s. Wij hebben DOCFactory gevraagd om de uitvoering van het gekozen scenario voor het semi-statisch archief op zich te nemen en mee te denken over de verbetering van het beheer van het archief. DOCFactory heeft in samenwerking met verschillende personen bij de desbetreffende dienst en onze organisatie een plan van aanpak opgesteld om het zeer omvangrijk archief op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier te bewerken. Het team van DOCFactory heeft ruim 2 kilometer archief geïnventariseerd, toegankelijk gemaakt en op vernietigingsjaar weggezet.

De inzet van DOCFactory heeft er voor gezorgd dat de toegankelijkheid en ordening van het semi-statisch archief aanzienlijk is verbeterd en dat de omvang van het archief binnen een aantal jaar sterk gereduceerd kan worden. Mede door het advies dat DOCFactory heeft uitgebracht, heeft de dienst een gewogen keuze kunnen maken voor het beheer van het semi-statisch archief in de toekomst.

 

Juanita Lopes

Sectiehoofd Advisering & Ondersteuning (A&O)
Stadsarchief Amsterdam


Terug naar overzicht