Zeeuws Archief - Thema-inspecties bij de griffies

10-11-2026

Hoe staat het met het informatiebeheer bij de griffies in Zeeland? Is er voldoende afstemming over toekomstige overbrenging naar het Zeeuws e-Depot?

Bij zes gemeenten, waterschap en provincie heeft DOCFactory namens het Zeeuws Archief een thema-inspectie uitgevoerd waarin onder meer op deze vragen werd ingegaan. Een thema-inspectie is een inspectie waarbij een specifiek onderdeel van het informatiebeheer gelijktijdig bij de aangesloten overheden bijzondere aandacht krijgt. 

Hoofdlijnen
Uit het onderzoek is gebleken dat er regelmatig onvoldoende afstemming is tussen de griffie en ambtelijke organisatie over toekomstige overbrenging naar het Zeeuws e-Depot. Daarbij is er meer aandacht voor videotulen nodig. Zonder die afstemming komt de duurzame bewaring van de informatie in het geding. Ten tweede zijn werkprocessen niet altijd voldoende schriftelijk vastgelegd. Voor de continuïteit en de verantwoording is dat een risico als het informatiebeheer onvoldoende blijkt te zijn. Ten derde ontbreken structurele kwaliteitscontroles regelmatig, waardoor fouten of onvolkomenheden onopgemerkt blijven en er niet op tijd bijgestuurd kan worden. Ten slotte is er meervoudige opslag geconstateerd, zodat er onduidelijkheid is over welk stuk origineel en over te brengen is. In de rapporten zijn naast de vier hoofdlijnen nog specifieke aanbevelingen gedaan.

Wij kijken, zoals Tom van Slooten het namens het Zeeuws Archief al verwoordde, met genoegen terug op dit mooie project. Klik hier om het gehele artikel op de website van het Zeeuws Archief te lezen.