DOCFactory en de liquidatie van Recreatie Midden Nederland

05-04-2024

De liquidatie van RMN

Per 1-1-2023 werd Recreatie Midden Nederland (RMN) opgeheven. RMN was een gemeenschappelijke regeling die bestond uit drie deelnemers: het Plassenschap Loosdrecht e.o. (LSD), het Recreatieschap Stichtse Groenlanden (SGL) en de provincie Utrecht. RMN fungeerde als bedrijfsvoeringsorganisatie van de recreatieschappen. Ook voerde RMN opdrachten uit voor het Routebureau Utrecht en Nationaal Park Utrechtse Heuvelrug.

RMN kende een complexe structuur omdat twee van de deelnemers, namelijk de recreatieschappen, zelf ook gemeenschappelijke regelingen waren. Tevens werden de taken van RMN na liquidatie niet aan één, maar aan meerdere rechtsopvolgers overgedragen.

Het liquidatieproces werd geleid door KokxDeVoogd, dat als adviesbureau gespecialiseerd is in de procesregie van het bouwen, wijzigen en beëindigen van samenwerkingsverbanden. Als projectleider in liquidatieprocessen garandeert KokxDeVoogd niet alleen een correct besluitvormingsproces, maar neemt hierbij ook de verantwoordelijkheid voor zowel de uitvoering als de verantwoording richting alle samenwerkingspartners. Bij de beëindiging van samenwerkingsverbanden moeten immers taken worden gestaakt en/of overgedragen aan rechtsopvolgers van RMN. Dit geldt ook voor de bedrijfsvoeringstaken, zoals het beheer en onderhoud van het archief.

De recreatieschappen en de provincie waren in feite de opdrachtgever van RMN. RMN voerde namens hen taken uit op het gebied van de ontwikkeling en exploitatie, het beheer en het onderhoud van recreatiegebieden in het midden van het land. Daarnaast verzorgde RMN de bedrijfsvoering van SGL en LSD. Na de opheffing van RMN zouden haar taken beëindigd moeten worden en overgedragen aan andere organisaties, in dit geval aan de Provincie Utrecht, de gemeente Wijdemeren en Staatsbosbeheer.

Het archief en de rol van DOCFactory

De liquidatie en overdracht van de taken van het recreatieschap bracht ook de kwestie wat er met het archief van RMN moest gebeuren op tafel. Ook het archiefbeheer, waaronder de lopende dossiers, diende immers overgedragen te worden aan de rechtsopvolgers. Daarnaast viel RMN als overheidsorganisatie onder de Archiefwet 1995, wat betekende dat aan het opgebouwde archief eisen gesteld worden. Een archief dient in goede, geordende en toegankelijke staat zijn. Verder schrijft de Archiefwet voor dat archiefstukken gewaardeerd moeten worden, ofwel als te bewaren, ofwel als te vernietigen na een vastgestelde termijn, volgens een vastgestelde selectielijst. Te bewaren overheidsarchief moet na 20 jaar overgebracht worden naar een archiefbewaarplaats (in dit geval Het Utrechts Archief (HUA)). Zowel bij de overbrenging als bij de vernietiging van archief had RMN achterstanden.

Voor het oplossen van dit vraagstuk heeft KokxDeVoogd de hulp ingeroepen van DOCFactory dat veel ervaring heeft met de advisering over en de bewerking van zowel papieren als digitaal archief. Naast het schrijven van een plan van aanpak voor het gehele archief, heeft DOCFactory ook het papieren archief bewerkt voor overbrenging aar het Utrechts Archief.

Om een beeld van het archief te krijgen heeft DOCFactory eerst het informatie- en archiefbeheer van RMN doorgelicht. Daarbij werd voor wat betreft het digitale archief een inventarisatie uitgevoerd van de stand van de gegevens in de systemen van de organisatie, te weten het zaaksysteem JOIN, de afdelingsnetwerkschijven (H-schijf) en persoonlijke schijven van de medewerkers (P-schijf), mailboxen, de GIS-applicatie, enz. Verder werden procedures omtrent het digitaliseren en digitale vervanging van poststukken onder de loep genomen.

Het papieren archief was voornamelijk opgeslagen bij een externe archiefopslagplaats en in het Provinciehuis van de Provincie Utrecht. Er is onder meer gekeken naar de hoeveelheid in strekkende meters en de wijze van opslag: bijvoorbeeld of het om bescheiden in dozen of om losse bescheiden ging. Daarnaast is geïnventariseerd of het om te vernietigen of om te bewaren archief ging. Dat laatste zou dan gereed moeten worden gemaakt voor overbrenging naar Het Utrechts Archief.

Het advies

DOCFactory heeft geadviseerd een tweesporenbeleid te volgen, dat wil zeggen, om het archief in digitaal en analoog (papier) te verdelen en daarvoor twee aparte trajecten uit te zetten. Dit besluit is mede tot stand gekomen op basis van de wensen en verwachtingen van de opvolgers van RMN, namelijk de provincie, Wijdemeren en Staatsbosbeheer – zij zouden immers een deel van het archief overnemen.

Wat het digitale archief betreft was de wens om dit “schoon door de poort” over te dragen aan de rechtsopvolger(s) van RMN. “Schoon door de poort” is zo opgevat dat alleen die informatiebestanden naar een rechtsopvolger overgebracht zouden worden die ook op diens werkzaamheden van toepassing waren. Ook diende de informatie zoveel mogelijk zonder achterstallig onderhoud overgebracht te worden.

Hiervoor werden de volgende stappen geadviseerd:

• Laat de P-schijven en mailboxen vóór de liquidatie zoveel mogelijk door de medewerkers zelf opschonen. Wat overgebracht moet worden, wordt apart gezet op een schijfkopie. Daarna worden de P-schijf en de mailbox afgesloten en vernietigd.
• Breng vanaf het zaaksysteem JOIN de gearchiveerde zaken eerst over naar een apart gedeelte op de H-schijf.
• Zet daarna de H-schijf als geheel over naar een schijfkopie. Deze zou in beheer kunnen worden genomen door Staatsbosbeheer – de belangrijkste rechtsopvolger – of bij Het Utrechts Archief. Stukken die binnen vier jaar nodig is, zouden nog overgezet kunnen worden naar een nieuwe omgeving. De rest wordt gewaardeerd als te bewaren of te vernietigen volgens de Provinciale selectielijst en de selectielijst voor gemeenten. Een deel van het archief zou dan na vastgestelde termijnen vernietigd worden of overgebracht worden naar het e-depot van het HUA.

De bewerking van het papieren archief

Naast het adviseren over het gehele archief, heeft DOCFactory ook de bewerking van het papieren archief ter hand genomen. Hierbij was het advies van DOCFactory de leidraad. Tevens heeft DOCFactory de deskundigen en geleverd die het archief bewerkt hebben.

Eerst diende het archief in het Provinciehuis geschoond te worden: dubbelen dienden vernietigd  te worden, series dozen/archiefbescheiden bij elkaar gezet en dozen gewaardeerd als te bewaren of te vernietigen.

Bij het externe opslagbedrijf lag papieren archief in dozen opgeslagen van zowel de RMN en rechtsvoorganger Facilitaire Dienst Utrechtse Recreatieschappen (FDUR) als dat van SGL en LSD. Daar werd een scheiding gemaakt tussen te bewaren archief dat overgebracht diende te worden naar het HUA en te vernietigen archief, ook weer op basis volgens de selectielijst van de provincies en die van de gemeenten. Er is voor gekozen om een deel het te bewaren archief, óók dat van de nog gecontinueerde schappen SGL en LSD, vervroegd over te brengen naar het HUA. Reden hiervoor was dat er al enige tijd digitaal gewerkt werd en er dan geen beheer meer hoefde te zijn op de papieren archiefbescheiden. Er was alvast akkoord gegeven voor de vernietiging van dozen met een vernietigingstermijn tot 2023.

DOCFactory heeft het archief onderverdeeld en geïnventariseerd per rechtspersoon, dus per actor: FDUR-RMN, LSD en SGL. Voor het bewerken en inventariseren van het te bewaren archief zijn de bewerkingsnormen van het HUA gevolgd.

Per 1-1-2023 was de liquidatie van RMN een feit en zijn haar taken overgegaan naar de rechtsopvolgers. DOCFactory heeft toen de bewerking van het papieren archief ook goeddeels afgerond. Begin 2023 is het archief overgebracht naar het HUA.