Informatiebeheer in beweging

11-06-2020

Naast de nuttige aandacht voor informatiebeveiliging en de noodzaak gegevensbescherming in alle overheidslagen goed te organiseren maakt het veld van het informatie- en archiefmanagement interessante ontwikkelingen door. De overgang van analoog naar digitaal werken heeft de afgelopen jaren zijn beslag gevonden, maar de thuiswerkmaatregelen rondom de corona-crisis hebben duidelijk gemaakt welke eisen gesteld worden aan een goede informatielogistiek. Medewerkers konden in de afgelopen maanden slechts de digitale informatievoorziening gebruiken – door nood gedwongen.

Vaak ging dat goed, maar hier en daar zijn er ook barstjes in het digitale informatiebeheer zichtbaar. Tegelijkertijd zijn er in de afgelopen weken enkele interessante stukken verschenen die met nadruk de aandacht vestigen op de noodzaak tot goed informatiebeheer:
a. de VNG-brief aan de Nederlandse gemeenten met handvatten voor de uitvoering van de Archiefwet (mei 2020), en
b. de (vierjaarlijkse) Staat van overheidsinformatie en erfgoed.

DOCFactory is actief op alle gebieden die in beide stukken genoemd worden. Wij nemen u graag mee langs verschillende onderwerpen die aangesneden worden.

Duurzame toegankelijkheid documenten en data
Gemeenten, provincies, waterschappen, ministeries, veiligheidsregio’s, GGD-en, omgevingsdiensten, recreatieschappen, etc. etc.: ze staan allemaal voor de opgave om digitale informatie in al zijn vormen duurzaam toegankelijk te hebben en te houden. Niet alleen is dat van belang voor de eigen bedrijfsvoering, maar ook verantwoording afleggen en bewijs leveren zijn onmogelijk zonder de juiste informatie. En deze corona-crisis wordt vastgelegd als hotspot, omdat we inzien dat het unieke karakter van deze pandemie van historische waarde is.

Overheidsinformatie behelst alle informatie die de overheid zelf maakt óf ontvangt bij het uitvoeren van haar taak. Deze informatie is de ruggengraat van onze overheid: gezien de omvang van de informatie en de stormachtige ontwikkelingen in de digitale wereld, is sturing op de informatiehuishouding pure noodzaak. Waar in het verleden informatie synoniem stond voor documenten, vastgelegd in dossiers of zaken, is het informatiedomein uitgebreid met “data”. Onder de nieuwe CIO, de Chief Information Officer, worden document- en gegevensmanagement samengebracht. De CIO bereidt keuzes op het gebied van de informatiehuishouding voor en is aanspreekbaar op de uitvoering ervan in de praktijk.

Social media en archivering
Met groot enthousiasme is de overheid vanaf de jaren ‘90 steeds meer gebruik gaan maken van internet, e-mail en social media in haar communicatie met burgers, ambtenaren en andere overheden. Al deze berichten vallen onder de Archiefwet. Het bewaren en archiveren van digitale communicatie is ook lastig: de hoeveelheid digitale informatie en de vluchtige aard ervan maakt het voor veel organisaties moeilijk om overzicht te bewaren over waar welke informatie zich bevindt en wat op welke manier bewaard moet worden.

Dat is te verklaren: waar overheidsorganisaties de informatie op hun website grotendeels zelf in de hand hebben, ligt dit bij social media gecompliceerder. Niet alle social media platformen bieden een (adequate) archiveringsfunctie. Daarbij gaan technologische ontwikkelingen snel en is niet alle informatie geschikt om te bewaren. Het bewustzijn bij overheden rondom dit lastige archiveren groeit: meer en meer wordt de vraag gesteld of bepaalde berichtendiensten wel gebruikt moeten worden bij bekendmaking van besluitvorming.

Bewust bewaren in beleid en praktijk
De centrale en lagere overheden creëren en ontvangen heel veel informatie. Alles bewaren kan niet en is niet wenselijk (AVG!): het is duur, moeilijk en levert een onoverzichtelijke berg informatie op. Daarom moeten overheidsorganisaties zorgvuldig bepalen wat wel en wat niet wordt bewaard, en voor hoelang. Daarbij is het belangrijk dat organisaties duidelijk en transparant zijn over bewaartermijnen en de manier waarop die worden bepaald. Als burgers en onderzoekers weten welke informatie er is en hoe lang het bewaard wordt, kan dat ze helpen bij bijvoorbeeld het indienen van een WOB-verzoek. Om te bepalen wat voor hoelang bewaard moet worden, sommen overheidsorganisaties op welke taken ze uitvoeren en bepalen het belang van de informatie die bij die taken een rol speelt. Deze waarderingen van de informatie worden uitgedrukt in bewaartermijnen die worden vastgelegd in een zogenoemde “selectielijst”. Het vaststellen van selectielijsten gebeurt in overleg met geïnteresseerde burgers en vertegenwoordigers die de belangen van toekomstige onderzoekers behartigen.

Wet Open Overheid (WOO)
Toch blijft de praktische toepassing van selectielijsten lastig. De selectielijsten dekken soms niet meer de volledige periode of alle taken van een organisatie. Hierdoor kan het voorkomen dat bepaalde informatie nog geen bewaartermijn heeft. Mede door de grote verscheidenheid aan vormen van digitale informatie (e-mail, social media, websites) beseffen organisaties niet altijd dat iets een archiefstuk is en leggen ze geen relatie met bewaartermijnen uit de selectielijst. Bij de voorbereiding op de Wet Open Overheid is een nuttige opsomming beschikbaar, die soorten informatie benoemt van belang voor geïnteresseerde boeren, burgers en buitenlui. Dat gaat dan over wet- en regelgeving, bestuursstukken, convenanten, plannen en verslagen, klachten, audits en andere stukken die voor het goed functioneren van de democratische rechtscontrole openbaar moeten zijn.

Digitale duurzaamheid
Al meerdere jaren is een stijging zichtbaar in de mate waarin organisaties digitaal werken, maar vele overheidsorganisaties produceren nog steeds papier. Hoewel bepaalde typen belangrijke documenten in papieren vorm zullen blijven bestaan, constateren we over de hele lijn een verdergaande ontwikkeling van het digitaal werken: de corona-crisis heeft het besef gestimuleerd, dat de angst om over te stappen naar digitale aanmaak, opslag en uitwisseling van informatie met de huidige systemen niet gerechtvaardigd is. Er zijn nog maar enkele situaties denkbaar waarin het originele papierstuk bewaard moet worden.

Papieren achterstanden
Toch blijven er achterstanden in de bewerking van de papieren archief bestaan: de jaren 2013-2014, 2015-2016, 2017-2018 geven volgens de inspectie forse achterstanden in het toegankelijk maken of vernietigen van overheidsinformatie te zien, ter grootte van bij elkaar ongeveer 330 kilometer!

Dat is een risico, want hoe langer de achterstanden bestaan, hoe minder kennis er is over deze archieven en hoe hoger de kosten van archivering kunnen worden. De overheid blijft dan ook zoeken naar methodes om goed en snel papieren achterstanden te verwerken.

Kortom, informatiebeheer is zeer sterk in beweging en DOCFactory staat u graag met raad en daad bij om die beweging in de juiste richting te leiden.