Referentie gemeente Voorst
Iedere overheidsorganisatie moet volgens de Archiefwet zorgen dat het beheer van de informatie voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem. De vorm voor een dergelijk systeem wordt in de Wet niet gespecificeerd. Om aan deze wettelijke plicht te voldoen heeft de gemeente Voorst DOCFactory benaderd met de vraag om een praktisch en bruikbaar kwaliteitssysteem te ontwikkelen dat aansluit bij de organisatie.
Een kwaliteitssysteem heeft als doel om het informatie- en archiefbeheer te toetsen en continu te verbeteren. Een kwaliteitssysteem voor informatiebeheer richt zich op de processen voor het opslaan, bewaren, beheren, ontsluiten en (actief) leveren en het waar nodig overdragen, verplaatsen, verwijderen of vernietigen van (documentaire) informatie. Het systeem toetst deze processen op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
Voor het opstellen van het kwaliteitssysteem heeft DOCFactory de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) van de VNG als basis gebruikt.
In nauwe samenwerking met ondergetekende heeft een adviseur van DOCFactory het project uitgevoerd. De volgende activiteiten zijn uitgevoerd om te komen tot een voor de gemeente passend kwaliteitssysteem voor informatiebeheer:
- Een inventarisatie van de bestaande instrumenten t.b.v. van het kwaliteitssysteem;
- Het beschrijven van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het informatiebeheer;
- Het opstellen van het (concept-)kwaliteitshandboek waarin de kaders en de operationele instrumenten zijn opgenomen.
Het opgestelde kwaliteitssysteem bestaat uit een handboek met daarin de kaders voor informatiebeheer en verschillende operationele instrumenten. Het wettelijk kader is de basis; relevante wetgeving en normen zijn beschreven en rollen en verantwoordelijkheden zijn benoemd. Het kwaliteitshandboek bevat instrumenten om het kwaliteitssysteem uit te kunnen voeren, denk hierbij aan een checklist, procedures, instructies, prestatie-indicatoren en verbeterplannen.
De samenwerking met de adviseur van DOCFactory verliep soepel en prettig en de gemeente Voorst is zeer tevreden met het compacte en bruikbare kwaliteitssysteem dat is opgeleverd. Het kwaliteitssysteem zal na het project direct ingezet worden in de praktijk.
Leon Veltmaat
Recordmanager
Gemeente Voorst