Gemeente Schouwen-Duiveland

Audit Handboek Vervanging gemeente Schouwen-Duiveland
In opdracht van de gemeente Schouwen-Duiveland heeft DOCFactory in 2017 een audit uitgevoerd op het Handboek Vervanging Archiefbescheiden. In een dergelijk handboek wordt beschreven hoe papieren originele documenten worden vervangen door digitale exemplaren, waarbij de nodige waarborgen worden gegeven om te bewerkstelligen dat deze vervanging archiefwettelijk voldoet en blijft voldoen. In het geval van de gemeente Schouwen-Duiveland betreft dit de binnenkomende papieren postdocumenten die in digitale vorm in werkprocessen worden afgehandeld en uiteindelijk duurzaam opgeslagen.

DOCFactory heeft het handboek niet alleen inhoudelijk getoetst, maar ook aandacht besteed aan de kennis van de betrokken medewerkers en de correcte uitvoering van de beschreven processen en handelingen. In een separaat onderdeel werd nader onder de loep genomen in hoeverre er rekening werd gehouden met mogelijke calamiteiten in combinatie met de gebruikte ICT-middelen.

Een handboek wordt als voldoende beoordeeld als een dergelijke audit, na weging van de verschillende onderdelen, een score oplevert van 60 punten of hoger. In het bijbehorende eindrapport wordt een nadere onderbouwing gegeven van de score, met daarbij tevens, voor zover van toepassing, aandacht voor verbeterpunten én zaken die positief in het oog springen.
Voor de audit is Schouwen-Duiveland geslaagd. De aanbevelingen uit de audit zijn opgevolgd en hebben tot daadwerkelijke verbeteringen geleid.

Mede dankzij de audit van DOCFactory was de gemeente Schouwen-Duiveland in staat om adequate stappen te zetten in de verwezenlijking van digitaal (documentair) informatiebeheer binnen de gehele gemeentelijke organisatie. Wij kijken dan ook met genoegen en tevredenheid terug op de wijze waarop DOCFactory de audit vorm heeft gegeven en heeft uitgevoerd.

 

Ineke van den Broek

Coördinator DIV/gemeentearchief
Schouwen-Duiveland

Meer informatie over de gehanteerde methode vindt u hier.


Terug naar overzicht