16.12.2016

Naar een duurzaam toegankelijk 2017 met DOCFactory

Veel blogs, artikelen en “bij de koffie gesprekken” benadrukken wat SharePoint als platform allemaal niet kan.  Het denken in onmogelijkheden is wat ons betreft helaas ook een beetje trend in het huidige tijdvak en dus ook in ons vak.

DOCFactory is niet bang voor een beetje trendbreuk, wanneer dat mogelijk is, en deelt graag ervaringen over wat er allemaal wel kan, ook met SharePoint.

Zo werken we bij één van onze relaties aan het ontwerpen, inrichten en implementeren van SharePoint in wel 3 verschillende, maar samenhangende, toepassingen. SharePoint is het onderliggende platform van het intranet, procesgericht werken en digitaal samenwerken.

Jawel, procesgericht werken, waar we ook zaakgericht werken zouden kunnen lezen. En laten we ons nu even niet bezig houden met de discussie wat het verschil is tussen zaakgericht werken, zaaksystemen en procesgericht werken in een DMS. Die discussie wordt al een hele tijd gevoerd, en vast om de goede redenen, de discussie zelf helpt ons echter niet verder de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie te bewerkstelligen.

Dus bij de implementatie van SharePoint als zaaksysteem/ DMS is gekozen voor de hiernavolgende uitleg van het organiseren van werk (inclusief het vastleggen van de documenten, die de neerslag vormen van dit werk), waarbij de focus ligt op de werkprocessen en niet op de documenten of taken. Je hebt dan niet alleen inzicht in jouw deel van het proces, maar ook in de stappen die je collega’s doen. Samen zorg je er voor dat alle  documenten en gegevens online worden opgeslagen in een dossier. Een werkproces is een set van samenhangende werkzaamheden/stappen met een duidelijke aanleiding en een beoogd resultaat. De stappen worden volgens een vooraf vastgesteld patroon afgehandeld en een dossier bevat alle documenten die bij een specifieke uitvoering van een werkproces horen.  Een werkproces bevat meerdere dossiers.

Klinkt mooi, toch? En werkbaar. En dat blijkt het ook te zijn!

Uiteraard is er ook goed gekeken naar metadata, retentiebeleid en andere zaken die vanuit ons vakgebied geregeld moeten worden in een digitaal duurzame omgeving. En vertellen we de eindgebruikers ook dat werken binnen de nieuwe omgeving soms iets meer tijd kost dan men gewend is, maar dat sommige zaken juist makkelijker zullen worden. Vragen als…

  •  …waar , in welke map staat mijn document…
  • …wat was nou de laatste versie…
  • …wie hebben er meegelezen en commentaar geleverd…

…behoren gauw tot het verleden. 

De eerste resultaten van gebruikers acceptatie testen stromen inmiddels binnen en zijn best heel positief.  Wellicht zal in de toekomst blijken dat wij als team van ICT, DIV, records management en procesdeskundigen hier en daar zaken gemist hebben die dan wel vanuit regelgeving dan wel vanuit prettig en efficiënt werken nodig zijn. Daar werken we dan weer met zijn allen aan. En dat werkt wel zo prettig, samen, in SharePoint.

 

Nieuwsarchief.

Terug

Nieuws

01.06.2017 Referentie in het kader van overgang taken DLG naar provincie

In het kader van de overgang van de Dienst Landelijke Gebieden (DLG) van het ministerie van Economische Zaken heeft DOCFactory voor een provincie het DLG-archief, dat door de niet meer herkenbare oorspronkelijke archiefstructuur feitelijk ontoegankelijk was geworden, in ordelijke en toegankelijke staat teruggebracht.

Het project bestond uit twee fasen, te weten herstel vande plaatsing van de archiefdozen volgens de oorspronkelijke archiefstructuur alsmede het ontsluiten van het archief in het digitale archiveringssysteem van de provincie.
Lees meer

10.04.2017 Referentie Gemeente Amsterdam organisatieonderdeel Metro en Tram

Vanaf medio 2014 tot en met eind 2016 heeft DOCFactory ondersteuning verleend aan het onderdeel Metro en Tram van de Gemeente Amsterdam. De werkzaamheden hadden betrekking op documentbeheer, instructie en ondersteuning van (een deel van) de projectmedewerkers bij het registreren van relevante documenten in  het DMS Decos/Join.
Lees meer

09.01.2017 Referentie Nederlandse Algemene Keuringsdienst

In opdracht van de Nederlandse Algemene Keuringsdienst (NAK) heeft DOCFactory de archieven die in aanmerking kwamen voor overbrenging naar het Nationaal Archief geïnventariseerd, geschoond en materieel verzorgd conform de Archiefwet 1995.

U treft de referentie aan onder de tab Referenties.
Lees meer

16.12.2016 Naar een duurzaam toegankelijk 2017 met DOCFactory

Veel blogs, artikelen en “bij de koffie gesprekken” benadrukken wat SharePoint als platform allemaal niet kan.  Het denken in onmogelijkheden is wat ons betreft helaas ook een beetje trend in het huidige tijdvak en dus ook in ons vak.
Lees meer

09.12.2016 DOCFactory aan de kook

Eind november kregen de collega’s van DOCFactory de kans om hun beste beentje voor te zetten op culinair gebied.  Dit was bepaald niet tegen dovemansoren gezegd: in de kookstudio van Koken-op-maat werden op woensdag 23 november met allerlei interessante instrumenten en pannen de lekkerste voor-, hoofd- en nagerechten bereid, die vanzelfsprekend vervolgens uitgebreid werden ge(fijn)proefd.
Lees meer