05.07.2017

Is uw informatiebeheer op orde?

De kwaliteit van uw informatiebeheer is belangrijk. U heeft als doel om een efficiënte bedrijfsvoering te realiseren, verantwoording aan burgers en stakeholders te kunnen afleggen en informatie op de juiste wijze duurzaam te bewaren. Maar heeft u inzicht in de kwaliteit van het informatiebeheer? Is het helder aan welke criteria en normen u moet voldoen?

Artikel 16 van de Archiefregeling stelt dat elke overheidsorganisatie een kwaliteitssysteem ontwerpt en implementeert. Naast deze verplichting biedt inzicht in de kwaliteit van uw informatiebeheer vele voordelen:

  • Aantonen welke onderdelen van uw informatiebeheer van goede kwaliteit zijn
  • Voldoen aan behoeftes van uw (interne) klanten
  • Compliancy
  • Efficiënte bedrijfsvoering
  • Inzicht in de mate waarin bedrijfsdoelen worden gehaald

Modellen en standaarden
De eerste stap om kwaliteit te verbeteren is om modellen en standaarden te selecteren die de basis vormen voor het kwaliteitssysteem. Denk hierbij aan de algemene standaarden zoals de ISO 9001 en de Deming-cyclus, een model voor continue verbetering. Ten behoeve van duurzame toegankelijkheid is KIDO een bruikbare standaard voor decentrale overheden. Het is daarbij van belang om het organisatiebeleid te betrekken zodat verbeteringen een directe bijdrage leveren aan de doelen van uw organisatie.

Kwaliteitsinstrumenten
Om kwaliteit te verbeteren en te toetsen kunt u verschillende kwaliteitsinstrumenten inzetten.

  • Kaderdocument kwaliteit: een document dat een basis biedt voor uw kwaliteitssysteem. Het bevat relevante wet- en regelgeving, standaarden en modellen, organisatiebeleid.
  • Handboek kwaliteit: een overzicht met procedures en verantwoordelijkheden.
  • Procedures, processen en werkinstructies zodat taken op uniforme wijze worden uitgevoerd.
  • Prestatie-indicatoren (KPI): een prestatie-indicator is een managementinstrument om te bepalen of uw doelen worden behaald.
  • Instrumenten ten behoeve van een continue monitoring.
  • Audits op duurzaam informatiebeheer.
  • Analyses uitvoeren en verbeteracties vaststellen.

De instrumenten vormen tezamen het kwaliteitssysteem. Deze kunnen op strategisch, tactisch en operationeel niveau worden ingezet.

Ervaring DOCFactory
DOCFactory heeft ruime ervaring met het opstellen van kwaliteitssystemen en de inzet van afzonderlijke kwaliteitsinstrumenten bij overheidsorganisaties zoals het opstellen van prestatie-indicatoren. Audits zijn opgezet en uitgevoerd bij gemeentes, provincies en de rijksoverheid. Uit ervaring blijkt dat de keuze van standaarden en modellen en de ontwikkeling van de juiste kwaliteitsinstrumenten een uitdaging is. DOCFactory helpt u om, vanuit kaders en beleid, praktische en bruikbare instrumenten te ontwerpen. Daarbij kunt u de implementatie door ons laten begeleiden.

Voor meer informatie over deze audit kunt u contact opnemen met DOCFactory, Edith van Dasler of Peter Glebbeek, via 070-8200371.

 

Nieuwsarchief.

Terug

Nieuws

05.12.2017 Referentie Omgevingsdienst Haaglanden

DOCFactory heeft de DIV-afdeling van de Omgevingsdienst Haaglanden (ODH) ondersteund bij onder meer het aanmaken, uitlenen en afsluiten van (digitale) dossiers binnen de geldende ordeningsstructuur en het succesvol verwerken van informatieverzoeken vanuit het primaire proces.

U treft de referentie aan onder de tab Referenties.
Lees meer

08.09.2017 Referentie gemeente Schouwen-Duiveland

De gemeente Schouwen-Duiveland heeft de keus gemaakt in de loop van 2017 in de hele organisatie digitaal (en zaakgericht) te gaan werken. Voorafgaand is door DOCFactory een analyse gemaakt om de consequenties van deze vergaande stap terdege te verkennen.
Lees meer

05.07.2017 Is uw informatiebeheer op orde?

De kwaliteit van uw informatiebeheer is belangrijk.
Lees meer

01.06.2017 Referentie in het kader van overgang taken DLG naar provincie

In het kader van de overgang van de Dienst Landelijke Gebieden (DLG) van het ministerie van Economische Zaken heeft DOCFactory voor een provincie het DLG-archief, dat door de niet meer herkenbare oorspronkelijke archiefstructuur feitelijk ontoegankelijk was geworden, in ordelijke en toegankelijke staat teruggebracht.

Het project bestond uit twee fasen, te weten herstel vande plaatsing van de archiefdozen volgens de oorspronkelijke archiefstructuur alsmede het ontsluiten van het archief in het digitale archiveringssysteem van de provincie.
Lees meer

10.04.2017 Referentie Gemeente Amsterdam organisatieonderdeel Metro en Tram

Vanaf medio 2014 tot en met eind 2016 heeft DOCFactory ondersteuning verleend aan het onderdeel Metro en Tram van de Gemeente Amsterdam. De werkzaamheden hadden betrekking op documentbeheer, instructie en ondersteuning van (een deel van) de projectmedewerkers bij het registreren van relevante documenten in  het DMS Decos/Join.
Lees meer