Gemeente Waddinxveen

De Zuid-Hollandse gemeente Waddinxveen ligt in de Randstad op de grens van het Groene Hart en is volop in ontwikkeling. Zo is de gemeente onder meer bezig verschillende grote projecten te realiseren, met name op het gebied van woningbouw en ruimtelijk-economische ontwikkeling. Toch weet Waddinxveen tegelijkertijd haar unieke dorpse karakter te behouden.

Ook de ambtelijke organisatie is volop in beweging. Men is overgestapt op digitaal werken. Tevens is de verhuizing van het gemeentehuis naar een andere locatie in voorbereiding. Om het analoog archief niet onnodig te hoeven verhuizen naar het nieuwe pand is besloten om het Secretariearchief en het Bouwarchief tot en met 2010 van de gemeente vervroegd over te brengen naar het Streekarchief Midden-Holland. Daarmee voldoet de gemeente tevens aan de Archiefwet, dat archieven na 20 jaar toegankelijk dienen te zijn voor de burger.

In februari 2015 heeft de gemeente Waddinxveen aan DOCFactory de opdracht verstrekt om bovenstaande te realiseren. DOCFactory heeft het volledige archief met een omvang van 515 meter naar een externe bewerkingslocatie gebracht en vanuit daar de bewerking van het archief op zich genomen. Tijdens de bewerking kon de gemeente dossiers raadplegen middels uitleningen en waren er zodoende geen verstoringen van het dynamische proces.

De inzet van DOCFactory heeft ertoe geleid dat beide archieven inmiddels naar grote tevredenheid geschoond en materieel verzorgd zijn overgebracht naar het streekarchief Midden-Holland en dat ze via de door DOCFactory opgestelde inventarissen toegankelijk voor het publiek zijn.

Emmanuele Mores

Senior Medewerker Documentmanagement
Afdeling Bedrijfsvoering, cluster Informatiemanagement
Gemeente Waddinxveen